مزیت اتوماسیون اداری و مکاتبات اداری - بخش1

اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه‌جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان هست. راه‌حل‌های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت برگردش کارها را میسر می سازد. در این فرایند، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه‌جویی و استفاده بهینه از زمان عملی می‌گردد.

مشکلات نظام اداری غیرمکانیزه (مکاتبات اداری)

وجود نظام اداری غیرمکانیزه در قسمت مکاتبات اداری سازمان‌ها باعث بروز مشکلاتی از قبیل زمان‌بر بودن مکاتبات و تحت کنترل نبودن گردش و نظارت بر مکاتبات و ... می‌شود. در زیر به موارد اصلی این مشکلات اشاره می‌شود:

• دسترسی کند به مکتوبات و زمان‌بر، بودن فرایندهای اداری
• عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاری مناسب برای پیگیری نامه‌های مدت‌دار
• عدم دسترسی به گزارش‌ها و اطلاعات جامع از نامه‌ها و مراودات سازمان
• اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طورکلی سیاست‌های اداری
• عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان
• عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن در هر لحظه
• نبود نظارت بر نظام اداری، گردش نامه و عملکرد افراد
• کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات
• مشکلات بایگانی از لحاظ حجم و دسترسی کند و محدودیت زمانی و موضوعی اطلاعات
• نگهداری و استفاده از دستگاه‌های متعدد دورنگار و مدون نبودن دورنگارهای دریافتی
• مشکلات زمان‌بر بودن ارسال دورنگارهای متعدد و مشخص نمودن زمان‌بندی ارسال
• نبودن یک محیط یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه‌ها، پیش‌نویس، دورنگارها،‌ نامه‌های الکترونیکی، کارهای ارجاعی، اطلاعات پروژه ها و ...

مشکلات نظام اداری غیرمکانیزه (مدیریت کارها)

نظام اداری غیرمکانیزه در بعد مدیریت کارها در سازمان‌ها نیز مشکلات خاص خود را دارد. در ادامه اشاره مختصری به این‌گونه مشکلات شده است.

• دسترسی کامل بر اطلاعات و کنترل بر روی کارها همچنین جلسات
• عدم امکان مدون پیگیری کارهای ارجاع شده به کارشناسان و ارجاع شده از سوی جلسات
• عدم دسترسی مدون به کارهای انجام‌شده
• عدم دسترسی به گزارش کارهای اداری کارکنان، کارهای ارجاع شده از سوی پروژه ها و...
• دشواری و زمان‌بر بودن هماهنگی برای زمان مشترک قرارها، جلسات مدیران و کارشناسان
• اطلاع‌رسانی و هماهنگی دستور جلسات
• دسترسی و آرشیو مدون صورت جلسات و تصمیمات اتخاذ شده

اتوماسیون اداری

مزایای استفاده از سیستم مکانیزه

سیستم مکانیزه راهکار مناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست‌های سازمان هست. با پیاده‌سازی این سیستم می‌توان در زمان دسترسی، کنترل و نظارت بر مکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیار مفیدی ایجاد نمود.

به‌کارگیری چنین دستگاهی علاوه بر غلبه بر مشکلات دستگاه‌های غیرمکانیزه، باعث بهره‌وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کار سریع‌تر و شفاف‌تر و ساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می‌شود.

برخی موارد مهم مزایای استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب در زیر آمده است:

• صرفه‌جویی زمان در انجام چرخه ها و تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ‌ها و ارجاعات
• دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل ها، قرارها و جلسات بدون نیاز حضور فیزیکی در محل کار
• حذف قسمت عمده‌ای از هزینه‌های ملزومات اداری (بایگانی، کپی، پست، کاغذ و ...)
• صرفه‌جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی
• ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر
• استفاده از کارکنان کمتر برای بایگانی و دسترسی راحت‌تر به اطلاعات مورد نظر
• تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحت‌تر نظارت و سیاست‌های سازمان
• افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده در مراودات اداری
• دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان
• ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر
• دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان موردنیاز به واسطه ارتباط ON LINE
• دسترسی به ارتباطات درزمینهٔ مورد نیاز به صورت هم زمان توسط افراد مختلف
• ایجاد موقعیتی برای بهینه‌سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه‌ای سازمان
• فرهنگی سازی در راستای بهینه از ابزارIT  در سازمان
• مدیریت بر گردش کار مکتوبات و مستندات
• به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل دسترسی برای کاربران مجاز

مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری

اگر واقع‌بینانه به مقوله اتوماسیون اداری بنگریم، این سیستم علی‌رغم خوبی های بسیار، دارای مشکلات خاص خود در راستای پیاده‌سازی هست. براثر تحولی که در سیستم اداری هر سازمان ایجاد می‌شود، معمولاً مواردی بروز می‌نماید که به موارد کلی آن اشاره می‌شود:

• ناآشنایی محیط های نرم‌افزاری برای برخی از کاربران و راحتی و ملموس بودن استفاده از کاغذ به صورت سنتی
• نیاز به درجه‌های از آگاهی فنی برای کاربران سیستم
• زیاد شدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی کارکنان
• پیچیده‌تر شدن مشکلات به علت استفاده از ابزار مدرن‌تر
• نیاز به بستر سخت‌افزاری و شبکه مناسب و کارا و نیاز به پشتیبانی به موقع و مداوم
• نیاز به صرف هزینه (سخت‌افزار، نرم‌افزار پشتیبانی بی‌وقفه)
• افزایش توقعات کارکنان در اثر ارتقاء فن‌آوری و نیاز به تغییر استانداردها

مزایای اتوماسیون اداری

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

یکی از مزایای سیستم اتوماسیون اداری مناسب، علاوه بر اینکه باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و درنتیجه بهره‌ور شدن سازمان می‌شود، دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی، ارباب رجوع یک سازمان و درنهایت محیط زیست به دنبال دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

• با اتوماسیون اداری ،حذف عمده‌ای از مکاتبات کاغذی در سازمان صورت می پذیرد
• انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
• استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری فقط با یک نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است
• ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه‎ی آسان
• برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میز کار دبیرخانه
• به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
• مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف‎سازی در مراحل گردش اسناد
• پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های متنوع مدیریتی
• مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
• ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
• ارباب رجوعان در هرلحظه می‌توانند با مشاهده آخرین اقدام انجام‌شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
• ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن ‌باشند.
• پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت در راستای طرح تکریم ارباب رجوع با کمک اتوماسیون اداری محقق می شود
• تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‎ها
• با کاهش هزینه در اتوماسیون اداری، صرفه‌جویی در کاغذ و درنتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست میسر می گردد

مقالات مرتبط

سامانه اتوماسیون اداری

ارسال پیامک اتوماسیون اداری

مقدمه ای بر اتوماسیون اداری