اتوماسیون اداری یکی از ابزارهای paperless و مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی به شمار می آید. وجود یک برنامه اتوماسیون اداری و یا به طور کلی اتوماسیون اداری تحت وب امروزه بیش از پیش در سازمان ها ضروری است. صرف نظر از بزرگ یا کوچک بودن سازمان ها، این فرآیندهای سازمانی هستند که تعیین کننده انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب هستند. در واقع انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری در بیشتر مواقع به پیچیدگی فرآیندهای سازمانی برمی گرددو قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری در این انتخاب اولویت اول محسوب نمی شود.
از جهت ماهیت نیز اتوماسیون اداری به سه دسته اصلی تقسیم می‌شود:
- اتوماسیون اداری ثابت
- اتوماسیون اداری برنامه پذیر
- اتوماسیون اداری منعطف
اتوماسیون اداری office automation
اتوماسیون اداری ثابت:
از دسته‌ای از ابزارهای خودکار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است. این نوع از اتوماسیون اداری، سخت نیز نامیده می‌شود و در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای ایجاد «کارایی حداکثر» قرار دارد و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست.نرم افزار اتوماسیون اداری ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی‌تری می باشند.
اتوماسیون اداری برنامه پذیر:
حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره‌ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود دارد. در این نوع از اتوماسیون اداری الگوهای معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها در طراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده می‌شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری منعطف:
حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن.
در یک سیستم اتوماسیون اداری ایده آل منعطف، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می‌یابند تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود. به همین ترتیب در اتوماسیون منعطف، برنامه‌های تولید و ارائه خدمات، به تناسب برنامه ریزیهای رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز امکان زمانبدی منعطف‌تر دارند، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند. (Kumar, 2002)
اتوماسیون اداری غیر کارآمد مسلماً اتوماسیون اداری ساده فرایندهای غیر کارای فعلی، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود. چنین عملی ناقض اهمیت بالای بکارگیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود. فرایندهای مورد تجدید نظر قرار گرفته، باید سر آغازی برای بازتعریف رفتارها و ارزشها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیارهای ارزیابی آن باشند. (information society commission 2033)
اداره مجازی (Virtual office)
گفتیم که امروزه MIS از مفهوم اولیه خود بسیار فراتر رفته است و کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و مؤسسات در آمده است. اولین پدیده‌ای که ورود این نگرش به موسسه در برخواهد داشت اتوماسیون اداری خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می‌شود. تاثیر استفاده از اتوماسیون اداری (Office Automation) در فعالیتهای دفتری و منشی گری بود، بعدها نیازهای ارتباطی مدیران و دیگر استفاده کنندگان دانش تشخیص داده شد. در سالهای اخیر، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات از طریق ارتباطات داده‌ها صورت می‌گیرد. موقعیتهای از راه دور که شامل خانه، اتاق‌های متصل، خودروها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند، اداره مجازی نامیده می‌شود، اداره مجازی برای شرکتها، مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد. البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بردارد. اشکالات عمدتاً شامل کارکنان می‌شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعلق به شرکت، ترس از دست رفتن شغل، وجدان کاری کمتر، و تنش خانوادگی خواهند داشت. که البته شرکتها می‌توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان از طریق تماسهای تلفنی مداوم، بکار بردن کنفرانس‌های تلفنی و ملاقات‌های منظم همیشگی حفظ کرده و با این کار مشکلات را کاهش دهند. مشخصات یک اتوماسیون اداری خوب بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار می‌برد. افزایش بهره وری می‌باشد. اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پردازها بودند که روشی استاندارد در تولید اسناد چاپی مانند نامه‌ها، یادداشتها و گزارشها بود. نامه الکترونیکی و نامه صوتی، راهکارهایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند. در هر دو مورد فوق، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد. تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویم های ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می‌کند. کنفرانس از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می‌باشد.
سه نوع کنفرانس از راه دور وجود دارد. کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می‌کند. کنفرانس رایانه‌ای مشابه نامه الکترونیکی می‌باشد به جز اینکه شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدودتر هستند. فاکس یک دستگاه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می‌کند. ویدئوتکست، مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس می‌سازد. سیستمهای تصویری مدرن بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم، با به کار بردن OCR و فن آوریهای دیسک فشرده غلبه کرده است. نشر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون اداری ادارات می‌باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه‌ای و تخصصی را دارد. یک اتوماسیون اداری خوب می‌تواند با ارائه پیوندهای ارتباطی به حل مشکل کمک نماید.
ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان، سلیقه‌های شخصی و منابع دسترسی شکل می‌گیرد. بعضی برنامه‌های کاربردی اتوماسیون اداری، جایگزین‌هایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند در حالی که دیگر برنامه‌ها فرصتهای جدیدی را ارائه می‌دهند (مک لوید، ص 394- 393)
سیستم اتوماسیون اداریsystem Automation
سیستمهای اطلاعاتی اتوماسیون اداری
برای ارائه راه حلهای مؤثر به منظور پردازش شخصی و سازمانی داده‌ها، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی
کاربران سیستم: هر کس که داده‌های شخصی را نگهداری می‌کند، اسناد را تهیه می‌کند و یا محاسبه انجام می‌دهد.
اثر روی ارتباطات: از طریق ابزار ایجاد اسناد و مدارک، مانند واژه پردازها و نرم افزارهای نمایش اسلاید مانند پاورپوینت.
اثر روی تصمیم گیری: از طریق کاربریهای الکترونیکی مانند ام. اس. اکسل و دیگر نرم افزارهای تجزیه و تحلیل اطلاعات.
سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری (OAS)
مثال‌های فروش: کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل قیمتهای مختلف، واژه پردازها برای تهیه اسناد مناقصه و قرار دادهای فروش.
مثال‌های تولید: کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل یک برنامه تولید، واژه پردازها برای نوشتن راهنما و توضیحات کار با دستگاهها یا نگهداری آنها.
مثال‌های مالی: کاربرگهای الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و روالهای مالی جدید.
سیستمهای اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی (ECS)
مثال‌های فروش: فاکس و پست الکترونیکی برای تماس مشتری، کنفرانس‌های ویدئویی برای ارائه اقلام جدید فروش و توضیحات و ترغیب بازار، سستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل فروش انجام شده است، هماهنگ کردن تمام مراحل کار در فرایندهای پیچیده فروش.
مثال‌های تولید: پست الکترونیکی برای ارتباط و توضیحات رفع مشکلات کار با دستگاههای جدید، کنفراسهای ویدئویی برای هماهنگی تولید با برنامه‌های فروش، سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پس از تصویب و مجوزهای لازم بوده است.
مثال‌های مالی: پست الکترونیکی و فکس برای ارتباط با بانک درباره وام و تسهیلات مالی، کنفرانس‌های ویدئویی برای تشریح اثرات مالی روی سرمایه گذاریها، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوی حقوقی.
سیستمهای اطلاعاتی عملیاتی (TPS)
مثال‌های فروش: استفاده از پی. او. س برای انتقال طلاعات فروش، نگهداری اطلاعات تماس مشتری در جریان سیکل فروش.
مثال‌های تولید: ردیابی حرکت کارهای در جریان ساخت در یک کارخانه، ردیابی دریافت مواد از تأمین کننده‌ها.
مثال‌های مالی: پردازش پرداختها از طریق کارتهای اعتباری پرداخت سود سهامداران.
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت (MIS)
مثال‌های فروش: گزارش هفتگی فروش بر اساس مناطق فروش، مقایسه پیش بینی فروش و فروش واقعی، تفکیک اقلام و مناطق فروش، دسترسی دلخواه به داده‌های فروش به تفکیک محصول و مناطق فروش.
مثال‌های تولید: گزارش هفتگی تولید بر اساس محصول و عملیات تولید، تعیین خریدهای برنامه ریزی شده بر اساس برنامه تولید، دسترسی دلخواه به اطلاعات تولید به تفکیک محصول و عملیات تولید.
مثال‌های مالی: گزارش صورتحسابها و دریافتها، برنامه‌های مالی ماهیانه، دسترسی به اطلاعات برنامه‌های مالی سازمان بر اساس جزئیات دلخواه.
سیستمهای مطالعاتی کمک به تصمیم گیری (DSS)
مثال‌های فروش: مدلسازی برای بررسی راه حلهای جدید فروش، مدلسازی داده های بازاریابی برای تجزیه تحلیل فروش
مثال‌های تولید: مدلسازی برای تعیین اولویت عملیاتی یا تعمیراتی دستگاهها بر اساس شرایط جاری، مدلسازی داده‌های تولید برای تجزیه تحلیل نتایج تولید.
مثال‌های مالی: تجزیه و تحلیل رفتار مشتریها در مقابل اطلاعیه بدهی و صورتحسابها، بانک اطلاعاتی سهام و مدلسازی برای تصمیم به خرید یا فروش سهام.
سیستمهای اطلاعاتی جامع و یکپارچه (ES)
مثال‌های فروش: کمک به برنامه فروش برای اطمینان از وجود ظرفیت کافی برای پشتیبانی از برنامه‌های فروش.
مثال‌های تولید: کمک به مدیران برای برنامه ریزی تعمیرات بر اساس کمترین توقف فروش.
مثال‌های مالی: کمک به حوزه مالی برای ردیابی هزینه‌های تولید و مشاهده آثار سفارشات خرید.
سیستمهای اطلاعاتی اتوماسیون اداری (OAS)
سیستمهای اتوماسیون اداری یا OAS، پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیتهای و وظائف اداری و زیرساختهای سازمانی را برعهده دارند. در این سیستمها از ابزارها و نرم افزارهای عمومی مختلف از جمله واژه پردازها مانند MSWord، کاربرگهای الکترونیکی مانند MSExcel, QuattroPro، نمایش اسلایدها مانند powerpoint و بانکهای اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess استفاده می‌شود. از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی، فاکس و امثال آنها در سیستمهای اتوماسیون اداری برای برقراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیامها هم استفاده می‌شود. این ابزارها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بندی شده‌اند.
شاید رایج‌ترین سیستمهای اطلاعاتی، همین سامانه اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمانها از آنها استفاده می‌شود. اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزارهای مشابه در برخی از سازمانهاست. یکی از وظایف مهم توسعه فن آوری اطلاعات در سازمانها، استانداردسازی فرمتهای کاری و سازگاری برخی از ابزارهای سیستمهای اتوماسیون اداری مطابق محیط ارتباطی داخل و خارج سازمانهاست.
برخی سازمانها از نرم افزارهای ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمند استفاده می‌کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات و تصمیم گیریها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و خودکار انجام گیرد. برخی دیگر از سازمانها به طور پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه‌ای و غیر سیستماتیک از ابزارهای مستقل سیستمهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند. شرکت نرم‌افزاری مایکروسافت، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزارها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می‌دهد. با توجه به امکانات نصب شبکه‌ای مجموعه Office Automation به راحتی می‌توان بسیاری از خدمات اتوماسیون اداری را در آنها طراحی و پشتیبانی نمود. (زرگر، ص 31: 1383)
در نگاه عامه، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می‌دانند. اتوماسیون اداری، کاربرد فناوری رایانه و ارتباطات به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست. استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد، نگهداری و بازیافت آنها و نیز ارسال داده به بخشهای مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است. ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها از طریق به کارگیری سیستمهای اتوماسیون اداری تحقق می‌یابد.
با پیدایش سیستمهای پست الکترونیکی، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می‌کنند. در ضمن از آنجایی که کارکنان اداری می‌توانند از فایلهای مشترک استفاده کنند، تابلوهای اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است. این فایلها پست الکترونیکی هستند که مردم می‌توانند پیامهای عمومی خود را بر روی آنها قرار دهند. این امکانات بسیار جالب توجه هستند، به طوری که با پیشرفت فناوری می‌توان نمودارهایی با کیفیت عالی در این پیامها قرار داد. به علاوه هزینه مکاتبات کاهش یافته، به طوری که مدرک حاوی متن، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان
می‌توان از طریق خطوط تلفن انتقال داد. به موازات این پیشرفتها، فناوری رایانه، سیستمهای صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است. تلفن‌های اداری به سیستمهای اختصاصی مبادله خیلی پیچیده مرتبط می‌شوند.
سیستمهای نوشتار گروهی نیز تهیه شده است. این سیستمها به کارکنان کمک می‌کنند تا بتوانند به صورت کارآموزی و گروهی با یکدیگر کار کنند. هدف از تهیه سیستمهای نوشتار گروهی آن است که کار افراد به تلاشهای گروهی منجر شود و هم این که بتوان به بخشی از کار دیگران که تهیه شده است، دسترسی داشت. کاربرد سیستمهای ویدئویی نیز رو به گسترش است. سازمان‌های بزرگ از قابلیت کنفراس ویدئویی استفاده می‌کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند. در ابتدای کار، از این قابلیتها برای ارتباط چند مدیر در دو سه محل استفاده می‌شد. اما اخیراً از این سیستمها برای ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده می‌شود.
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری (Office Automation): مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از: گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی.
یکی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد داخل سازمان با خارج از سازمان را بر عهده دارد. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت‌ها و کیفی کردن کار کمک می‌کند. پردازشگرهای متن، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال فاکس، ویدئو کنفرانس و کنفرانس صوتی از ابزارهایی هستند که می‌توانند در این مجموعه به کار روند. سیستم اتوماسیون اداری از کارتابل اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها تشکیل می‌شود که با سیستم دبیرخانه، سیستمهای پردازش عملیات و سیستم آرشیو در ارتباط است. بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان از طریق سیستمهای نرم افزارهای سازمان‌دهی می‌شود.
باید توجه کرد که از طریق مدیریت فرایندها در یک سیستم جامع نرم‌افزاری اتوماسیون اداری می‌توان تمامی عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزارهای پیش‌گفته به نحو مطلوب سازمان‌دهی کرد. می‌توان با استفاده از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرم‌هایی را که در سیستمهای پردازش عملیات (TPS) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند. به این ترتیب بدون استفاده از فرم‌های کاغذی " تاییدهای " مورد نیاز هر فرم تعریف می‌شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر فرایند تکمیل می‌شود. بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکارگیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از آن محسوب می‌شود. ضمن آنکه باید توجه داشت با استفاده از سیستمهای یکپارچه که در آن کلیه فرایندهای سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می‌توان به مفهوم کامل، به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع، به‌موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ باشد.
شاید دوست داشته باشید موارد زیر در مورد اتوماسیون اداری را هم مطالعه کنید:
اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزار اتوماسیون تحت وب پافکو
اتوماسیون اداری و تفاوت آن با انواع دیگر سیستم های اطلاعاتی