فواید و مزایای اتوماسیون اداری شرکتی

مفهموم اتوماسیون اداری

درک کلی از اتوماسیون اداری را می‌توان ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در میان امور اداری و اجزای مختلف یک مجموعه می‌باشد. این امور با بهره‌گیری از نرم‌افزار اتوماسیون اداری که شامل نرم افزار ها و سخت‌افزار‌هایی هستند که اجزا مختلف یک مجموعه را با یکدیگر هماهنگ ساخته و یکپارچگی مناسبی را ایجاد می‌کند و به مجموعه قابلیت انجام امور اداری از قبیل: مدیریت اطلاعات سیستمی، انجام امور حسابرسی، بررسی پست‌های الکترونیکی و غیره را به صورت یکپارچه و آسان، فراهم می‌سازد و بنیان امور مجموعه را بر روی داده های دیجیتال پیش می‌برد.

پیاده سازی سیستم یکپارچه با بهره‌گیری از نرم افزار اتوماسیون اداری، برای مجموعه‌های تجاری و سازمانی شرایطی را فراهم ساخته تا بتوانند با برنامه‌ریزی و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی تولیدات خود را به حد قابل ملاحظه‌ای بالا ببرند. در ابتدا این سیستم تنها در جهت پردازش داده‌ها و کلمات در مجموعه‌های اداری مورد استفاده قرار می‌گرفت اما امروزه پس از پیشرفته‌تر شدن و کامل‌تر شدن نرم‌ افزار‌ اتوماسیون اداری، چیزی بیشتر از یک پردازش‌کننده کلمات و داده استفاده می‌شود و در نمونه‌ها‌ی کنونی این نرم‌ افزار این قابلیت در نظر گرفته شده است تا بتوانند در محیط بیزینسی و اداری وظایف سنگین‌تری مانند امور حسابرسی، یکپارچه‌سازی تولیدات، سیستم‌‌های نامه‌نگاری و غیره بر عهده گیرند.

تصویر شماره 1

در این مقاله در رابطه با مزایا و فواید استفاده از اتوماسیون اداری توضیحاتی را ارائه خواهیم نمود و در رابطه با هر یک از  این فواید اطلاعات مختصری را فراهم می‌نماییم؛ در هر مجموعه اداری مدیران و کارکنان نیاز به یک بانک اطلاعاتی غول‌آسا دارند تا بتوانند اطلاعات خود را در آن ذخیره نموده و در مواقع مورد نیاز بتواند به اطلاعات به راحتی دسترسی داشته باشند و آن‌ها را تغیر دهند و یا بتوانند آن را ویرایش کنند. در ادامه به برخی از مزایای اتوماسیون اداری اشاره خواهیم نمود.

-ذخیره‌سازی داده‌ها در بانک اطلاعات و امکان دسترسی به آنها

از آنجایی که بانک اطلاعاتی مجموعه‌ها و سازمان‌های اداری شامل اطلاعات و داده‌های مهمی هستند می‌بایست در فضایی مطمئن قرار گیرند تا در هر لحظه که به آنها نیاز بود بتوانند به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته و تغییرات مد نظر را اعمال نمایند. سیستم اتوماسیون اداری این امکان را برای مجموعه‌ها فراهم می‌سازد و بانک اطلاعاتی وسیع و گسترده‌ای را در اختیار مدیران و کارکنان قرار می‌دهد تا بتوانند انواع فایل‌های مدارک، متون و تصاویر را دخیره سازی و یا ویرایش نمایند.

-    طبقه بندی و مدیریت داده ها

یکی از اساسی‌ترین چالش‌های مجموعه‌های اداری طبقه‌بندی و مدیریت این داده‌های اداری-تجاری است. برای نگهداری هرچه بهتر از این داده‌های مهم و اساسی می‌بایست آنها را در دسته بندی‌های مخصوص خود قرار داد. نرم افزار اتوماسیون اداری این وظایف را بر عهده می‌گیرد و با ایجاد نظم و یکپارچگی در آن اطلاعات شما، تمامی داده‌ها را بسته به انواع آنها طبقه‌بندی می‌نماید و با این رویداد دسترسی به داده مد نظر سیار ساده‌تر از قبل رخ می‌دهد.

-    تبادل داده‌ها و اطلاعات

ایجاد هماهنگی در میان کارکنان و مدیران است که پیشرفت و ترقی را حاصل می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری داخلی این امر را با ایجاد قابلیت تبادل و ترانسفر اطلاعات و داده‌ها در میان کامپیوتر‌های مختلف یک مجموعه و کارکنان آن، آسان می‌سازد. برای بهره‌مندی از این قابلیت تنها به یک شبکه LAN محلی و اتصال در میان تمامی سیستم‌های یک مجموعه نیاز است تا کارکنان بتوانند اطلاعات و داده‌های خود را با راحتی تبادل نمایند.

-    دقت نرم افزار ها اتوماسیون اداری

دقت ماشین‌ها در محاسبات و انجام امور اداری و دفتری را نمی‌توان با دقت ذهن انسان مقایسه نمود. ماشین‌های محاسباتی و سیستم‌های اداری قادرند هزاران عملیات در کسری از ثانیه بدون ایجاد خطایی در محاسبات انجام دهند که این امر می‌تواند دقت شگفت‌انگیز سیستم‌های اداری را به نمایش بگذارد. با توجه به این موارد در دفتر‌ها و شرکت‌های تجاری که اطلاعات و محاسبات بسیار حساس و اساسی می‌باشند نیز می‌بایست امور محاسباتی را به سیستم‌های اتوماسیون اداری سپرد تا با دقت هرچه تمام‌تر محاسبات را صورت دهند.

-    صرفه جویی در وقت، هزینه و منابع انسانی

شرکت یا مجموعه‌ای موفق است که بتواند امور اداری خود را با حذف هزینه‌های اضافی انجام دهد تا در این شرایط سوددهی بیشتر برای مجموعه فراهم شود. در جهت انجام امور اداری مختلف، مجموعه نیز به نیرو‌ی انسانی و کارکنان متخصص و آشنا با امور آن بخش نیاز دارد. نکته‌ی جالب توجه این است که تمامی این امور اداری می‌توانند به دست سیستم‌ها و ماشین‌آلات اداری انجام پذیرند و در این صورت مجموعه می‌تواند در هزینه و استفاده از منابع انسانی و کاری صرفه‌جویی نماید. همانطور که اشاره شد سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌توانند امور تخصصی را در زمانی بسیار اندک با نهایت دقت انجام دهند، که این پدیده می‌تواند علاوه بر هزینه و منابع در زمان نیز موجب صرفه‌جویی شود.

این مقاله تنها بخشی از فواید و مزایای استفاده از سیستم و نرم‌افزار اتوماسیون اداری را بیان می‌کند. در استفاده از این سیستم فواید بیشماری وجو دارد که می‌تواند به هرچه بهتر انجام شدن امور اداری کمک بسزایی کند.

مقالات مرتبط

اتوماسیون اداری با sharepoint

اتوماسیون اداری و کارایی

5 نرم افزار اتوماسیون اداری برتر