مقالات اتوماسیون اداری

نقش اتوماسیون اداری در طبقه بندی اطلاعات

اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری عبارت اﺳﺖ از ﻣﺘﺼﻞ ﮐﺮدن اﻃﻼﻋﺎت ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮﻫﺎی ﻣﻮﺟﻮد در ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ ﮐﻤﮏ ﺷﺒﮑﻪ که در آن کلیه فرایندها، مکاتبات اداری و دستور العمل ها به صورت یکپارچه و آسان انجام می شود.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک اتوماسیون اداری Office Automation آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام می‌پذیرد. بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجرا بدون نیاز به روش ه ای دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد شود. حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تأثیرات به کارگیری اتوماسیون اداری است.

شکل 1 : اتوماسیون اداری Office Automation

سازمان الکترونیکی چیست؟

سازمان الکترونیکی سازمانی است که در آن با استفاده از اتوماسیون اداری، اطلاعات وارده به سازمان به داده‌های دیجیتال (اعم از تصویر یا متن) تبدیل شود و با اعمال کنترل‌های مختلف در سازمان به جریان بیفتد. در این سیستم‌ها تمام اطلاعات صادره و داخلی از ابتدا به صورت دیجیتال تولید و نگهداری می‌شود. این سیستم‌ها قابلیت‌های زیادی در زمینه کارتابل الکترونیکی، جستجوی آسان و سریع اطلاعات، گزارش پیگیری اطلاعات وارده/صادره، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات را دارا هستند.

لزوم استفاده جامع از سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و گردش نامه‌ها و اسناد در سازمانها و مؤسسات اداری بسیار بالا می‌باشد، وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه‌ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می‌شود. تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می‌تواند حجم عمده‌ای ازپاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد. در هر ارگانی که الگوی سازمان الکترونیکی به‌طور صحیح و کامل پیاده‌سازی شود، آن ارگان تبدیل به سازمانی بدون نیاز به کاغذ، با عکس العمل هایی سریع و کارآمد خواهد شد. در یک سازمان الکترونیکی امکانات فراوان اینترنتی و اینترانتی وجود دارد که در سایه یکپارچگی این امکانات، اطلاعات به شکل صحیحی جریان می‌یابد و سازمان با هر حجمی که باشد می‌تواند سرعت و صحت را در کنار هم در اختیار داشته باشد. با قرارگیری در قالب یک سازمان الکترونیکی کارآمد، زمان و انرژی بسیاری حفظ خواهد شد. مثلاً دیگر نیازی به هماهنگی بین مدیران برای برگزاری جلسات مداوم تصمیم گیری نخواهد بود و بسیاری از تصمیم گیری‌ها در قالب نامه‌های الکترونیکی انجام می‌پذیرد.

شکل 2 : اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری Office Automation

مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذی در سازمانها چیست؟

برخی از مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می‌توان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است:

نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.
مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه‌ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذیربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت‌های مختلف و در نتیجه بکارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کارآیی آن است.
امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه‌ها و پرونده‌ها وجود دارد؛ به ویژه در زمان جابجایی‌های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.
استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی
احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و ...
اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده‌ها
طولانی شدن فرآیند جستجوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی‌ها (وقت و نیروی انسانی)
هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها
هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود
امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها
عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتکا
عدم امکان گزارش گیری از فعالیت‌های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارشهای واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت‌ها

دستاوردهای بکارگیری سیستم‌های اتوماسیون اداری

امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان
کاهش فعالیت‌های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل
نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا
مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر
قابلیت تولید گزارش‌های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
محول کردن بخش زیادی از فعالیت‌های مسئولان دفترها، منشی‌ها، حروف چین‌ها به سیستم نرم افزاری
امکان پیگیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تأخیر شده
اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده
دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور
ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
سهولت و سرعت در گردش عملیات

اولین گام به سوی سازمان الکترونیکی را چگونه برداریم؟

قبل از اجرای اتوماسیون اداری، مدیران سازمان باید به‌طور کامل به این نتیجه رسیده باشند که امکان ادامه وضعیت فعلی وجود ندارد و عزم راسخ در آنان برای اجرای اتوماسیون اداری به وجود آمده باشد. در غیر این صورت نه‌تنها از همه ابزارها و امکانات برای انجام پروژه استفاده نخواهد شد، بلکه با کوچک‌ترین مخالفت و مشکلی اجرای پروژه با تأخیر و حتی توقف مواجه می‌شود.

پیش‌نیازهای پیاده‌سازی