اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد.

نگاه کلی به اتوماسیون اداری:

  با تعریف بالا فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‏ جوئی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد شود.

 حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از عمده ترین ویژگی های به کارگیری سیستم اتوماسیون اداری است.

 

اتوماسیون اداری

شکل 1 : اتوماسیون اداری و سازمان بدون کاغذ

تعالی سازمان ها با اتوماسیون اداری:

امروزه مدیریت بر گردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و استفاده از روش های کند و مشکل ساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.

هر سازمانی برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند. با توجه به اینکه نتیجه اهداف، اندیشه‌ها، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد. از این رو سیستم های مکانیزه، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که موسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند.

اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسرمی سازد. دراین فرایند، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان، عملی می گردد. سیستم مکاتبات اداری به منظور مکانیزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف اداری راه اندازی شده است. این سیستم مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه های ارسالی و دریافتی و کار با کارتابل های مختلف را انجام می دهد. هدف از پیاده سازی این سیستم، یکپارچه سازی علمیات گردش نامه در ادارات، حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعیت نامه در هر زمان، امکان پیگیری نامه های ارجاع داده شده و یافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه شده است، بایگانی الکترونیکی، بهره گیری از امضاء دیجیتالی و کارتابل الکترونیکی می باشد.

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند "انسان فکر کند، ماشین کار کند". ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریق سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.

اتوماسیون اداری

شکل 2 : اتوماسیون اداری چیست؟

 گردش کار مکانیزه جایگزین گردش کار سنتی در اتوماسیون اداری:

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فن آوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. هدف اصلی ای که برخی از صاحبان فکر و اندیشه در غرب دنبال می‌کنند، توسعه انفجاری و غیر قابل تصور استعدادها و فرصتهای اقتصادی و اجتماعی خصوصا با تکیه بر سرمایه‌های حیاتی و تعیین کننده، دانش اطلاعات و تکنولوژی است و این یعنی حداکثر بهره وری. تحقیقات گروه WFMC  (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - 2006) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملا تنها از %30 زمان فرآیندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از %70 زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند به صورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.
 


شاید دوست داشته باشید موارد زیر را هم مطالعه کنید:

نرم افزار اتوماسیون تحت وب پافکو

اتوماسیون اداری و تفاوت آن با انواع دیگر سیستم های اطلاعاتی

اتوماسیون اداری چیست

  • نویسنده : روابط عمومی پافکو
    • امتیاز :
    • 651
    • 0
  • تاریخ انتشار : 1395/06/29
  • تعداد مشاهده : 7955 بار