اتوماسیون اداری تحول چشمگیری در حوزه فناوری اطلاعات طی دو دهه اخیر ایجاد کرده و انتظارات کارگزار و ارباب رجوع را از لحاظ زمان و هزینه برآورده ساخته است.
هدف از اتوماسیون اداری:
در نرم افزار اتوماسیون اداری تبادل الکترونیکی مکاتبات Electronic Correspondence Exchange Protocol با در نظر گرفتن تفاوتهای بسیاری که در سیستم های مکاتبات وجود دارد، چگونگی مبادله هر مکاتبه اداری را به صورت الکترونیکی بیان می دارد. نسخه جدید پروتکل ECE (نگارش 2) توسط کارگروه اتوماسیون اداری کمیسیون نرم افزار سازمان نظام صنفی رایانه ای استان تهران در حال تدوین است که به زودی معرفی خواهد شد. ویژگیهای جدیدی مانند استفاده از امضای دیجیتال، رمزنگاری نامه ها و امکان پیگیری مکاتبات در این نگارش اضافه شده اند.
پروتکل ECE و نرم افزار اتوماسیون اداری
تحول چشمگیر فناوری اطلاعات در دو دهه اخیر موجب بروز تحولاتی ژرف در عرصه دیوان سالاری جا افتاده و بسیار نیرومند سنتی گردیده است و انتظارات کارگزاران و ارباب رجوع را از زمان، هزینه و روش انجام کارها دگرگون ساخته است. تأمین رضایت ذینفعان این نظام در سطوح مختلف و مراجعان با نیازها و توقعات گوناگون با روش های پیشین ناممکن است. این است که اکنون ما شاهد جنب و جوشی فراگیر برای پاسخ گویی به این انتظارات با به کارگیری فناوری اطلاعات در سطوح مختلف هستیم.
در میان نظامهای مکانیزه، سیستم‌های اتوماسیون اداری ایده آل بخش قابل توجهی از سیستم‌های نرم افزاری موجود در بازار هستند که به صورت فراگیر در سازمانهای دولتی و خصوصی، راه اندازی شده یا در شرف استقرار می‌باشند. هر روز به تعداد کاربران این سیستم‌ها اضافه شده و سازمانها به سرعت سیستم‌های سنتی و دستی خود را با سیستم‌های جدید و مکانیزه جایگزین می‌کنند. بستر سخت افزاری و نرم افزاری مناسب، انتظار مکاتبات بدون کاغذ را برای ایجاد سهولت در کار کاربران و نیز سرعت بخشیدن به انجام امور اداری به وجود آورده است.
امروزه بسیاری از سازمانها از سیستم مکانیزه مکاتبات اداری برای ثبت و پیگیری مکاتبات خود استفاده می‌کنند و به دنبال رسیدن به هدف مکاتبات بدون کاغذ هستند. به دنبال فراگیر شدن این سیستم‌ها که در محدوده سازمانی فعالیت می نمایند، ایجاد روش مکانیزه برای تبادل الکترونیکی مکاتبات بین سیستم‌های مختلف یک نیاز جدی و اساسی محسوب می‌شود تا ارتباط بین سازمانی را فراهم نماید. پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (ECE) اتوماسیون اداری در راستای تحقق این نیاز تهیه گردیده است.
شاید دوست داشته باشید موارد زیر را هم مطالعه کنید:
اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزار اتوماسیون تحت وب پافکو
اتوماسیون اداری و نقش آن در طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات