اتوماسیون اداری | مقالات اتوماسیون اداری

یکی از پرکاربردترین انواع سیستم ‌های اطلاعاتی که مدیران را در مدیریت جابه جایی اطلاعات در سازمان کمک می کند، سیستم اتوماسیون اداری (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM) است که معمولا دارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه ‌ها و دستورالعمل ‌ها، ارسال و دریافت پیام ‌های شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامه ‌های الکترونیکی داخلی و ... است.

اتوماسیون اداری، اصطلاح اتوماسیون به ترکیبی از سخت افزار کامپیوتر، نرم افزار و اتصال به شبکه اشاره دارد که به منظور آسان سازی و بهینه سازی انواع عملیات اداری مانند مدیریت موجودی، مدیریت امکانات، حسابداری، ایمیل و پردازش متن استفاده می شود که به صورت ایجاد، ذخیره، اداره کردن  و انتقال اطلاعات مورد نیاز اداره برای انجام وظایف و اهداف اساسی می باشد.

تقریبا تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر پایه نظام گردش مکاتبات در سازمان های دولتی طراحی و تولید شده اند و علت آن هم واضح است چون اولین سفارش دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دولت بوده است. اما آیا این نرم افزارها برای بخش خصوصی که چابکی جز لاینفک عملکرد آنهاست می تواند مفید باشد؟

در نسل جدید نرم افزار اتوماسیون اداری این نرم افزار بر مبنای نرم افزار داشبورد مدیریت طراحی شده است تا علاوه بر نامه‌های عادی ، فرآیندهای مختلف سازمانی را متناسب با هر سازمان پوشش داده و در نهایت گزارش متنوع داشبورد در اختیار مدیران و راهبران نرم افزار اتوماسیون اداری قرار دهد. داشبورد مدیریت سیستم اتوماسیون اداری، پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می آورد.

سیستم اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباطات با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است . بنابراین، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است . یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش سیستم های اطلاعاتی مدیریت MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزار های پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد.

امروزه سیستم اتوماسیون اداری یکی از نیازهای اصلی سازمان‌ها، موسسات و شرکتها است. به شکل روزافزونی مدیران علاقه‌مند می‌شوند تا از امکانات آی‌تی به منظور بهبود اتوماسیون فرآیندهای خود استفاده کنند و از این طریق کارایی واحدهای خود را افزایش دهند. با توجه به امکاناتی که لازم است یک سیستم اتوماسیون اداری داشته باشد، در این مقاله به چگونگی فراهم آوردن این امکانات در مایکروسافت CRM پرداخته می شود.

به کمک سیستم اتوماسیون اداری دانشگاهی کلیه امور مربوط به دانشگاه بصورت متمرکز در یک دیتابیس مرکزی قابل ارائه می باشد و کلیه اطلاعات افراد و مراکز مستقر در دانشگاه بصورت موثری بر روی سرور مرکزی مستقر می گردد. این سیستم شامل دستگاه ها و نرم افزارهای تحت وب و تحت ویندوز، کارت دانشجویی یا پرسنلی می باشد. کلیه افراد عضو یک دانشگاه از جمله دانشجویان، کارمندان، اساتید و مدیران، تحت پوشش سیستم در می آیند و به کمک اینترنت شبکه محلی قادر به ارتباط با سیستم دانشگاه خواهند بود.

نرم افزار اتوماسیون اداری که هر کارافرینی لازم است آنها را بشناسد تا دریابد نرم افزار های اتوماسیون اداری چه مزایا و چه امکاناتی دارد. سیستم اتوماسیون اداری راحتی کار را به مدیران و کارفرینان عرضه می کند.

امروزه مزایای استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری فرایندی است که بر هیچ کس پوشیده نیست و با توجه به بلوغ شدن شرکتها و سازمانها در حوزه‌های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات ، نیازهای استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون بیش از پیش احساس می‌شود. برای پرهیز از مشکلات استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون بر آن شدیم تا به صورت اجمالی پارامترهای ارزیابی نرم‌افزار اتوماسیون اداری را معرفی و بررسی نماییم.

کارتابل سیستم اتوماسیون اداری محیطی است که کاربر سیستم  اعم از مدیر، کارشناس و کارمند برای مشاهده، رسیدگی و پیگیری امور جاری خود ائم از نامه ها، یادداشت ها، یادآوری ها و ... به آن مراجعه می‌کند. در سیستم اتوماسیون اداری ، ابزار کارتابل به صورت الکترونیک و برای هر  سمت اداری تعریف شده و در اختیار افراد یک شرکت قرار می‌گیرد تا کاربر با مراجعه به آن،  امور جاری خود را به ساده‌ترین شکل ممکن به انجام رساند.

به دلیل تشابهات زیادی که بین دو نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS وجود دارد شبهات زیادی در خصوص این دو نرم افزار به وجود آمده است که البته تفاوت های بین این دو نرم افزار برای خیلی کارشناسان انفورماتیک واضح و مبرهم است. در این مقاله به بررسی تفاوت های موجود بین اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS پرداخته می شود.

اتوماسیون در زبان یونان باستان به معنی خود فرمان است. اتوماسیون (Automation) ترکیبی است از دو کلمه "automatic" و "operation" و به معنی عمل کردن بدون عامل خارجی (انسان) یا با کمترین تاثیر، عامل خارجی است. به عبارتی اتوماسیون یعنی خودکارشدن عملیات. دو نوع از پرکاربرد ترین اتوماسیون ها اتوماسیون صنعتی و اتوماسیون اداری هستند.

اتوماسیون اداری مدارس یک نرم‌افزار مدیریتی است که واحدهای اداری، آموزشی و انضباطی مدرسه را به آسانی مدیریت نموده و بین تمامی ارکان یک مدرسه اعم از مدیریت، ‌کادر اجرایی و اداری،‌ مدرسین،‌ دانش‌آموزان و اولیای‌ دانش‌آموز ارتباط سازنده برقرار می‌نماید.

صرف هزینه و زمان برای خرید و اجرایی کردن  یک نرم افزار اتوماسیون اداری مطلوب و بهینه در یک سازمان، مانند سرمایه گذاری  در یک پروژه است که نه تنها بسیار سریع هزینه های اولیه را خود جبران خواهد نمود بلکه بسیار سود آور و اثر بخش نیز خواهد شد. پس اگر مدیریت سازمانتان برای شما مهم است، تحت هیچ شرایطی به دنبال نرم افزارهای اتوماسیون اداری رایگان نباشید!

یکی از مهمترین نیاز های پیاده سازی سیستم های اتوماسیون اداری، مکانیزه کردن فرآیندهای سازمان می باشد به گونه ای که بتوان سیر انجام فعالیت های داخل یک فرآیند را بصورت یکجا مشاهده و ردگیری نمود و کنترلی دقیق بر انجام فرآیند کار وجود داشته باشد. موتور گردش کار (Workflow Engine) اتوماسیون اداری پافکو این امکان را به سیستم های اتوماسیون اداری می دهد.

با توجه به استاندارد ها و نیاز مختلف حال حاضر هر سازمان، یکی از بهترین و کارآمد ترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب هستند که قابلیت پوشش تمام نیازهای یک سازمان را دارا هستند به طوری که قابلیتها و منافع  اتوماسیون اداری تحت وببه گونه ای است که سفارش و تاکید مشاوران سازمان ها برای تهیه اینگونه از سیستم های اتوماسیون می باشد.

خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب  جهت رفع نیاز های سازمان امروزه یکی از بزرگترین دغدغه های سازمان ها و ارگان های دولتی و خصوصی است در این مقاله انواع فاکتور های لازم در خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب و عوامل تاثیر گذار در قیمت اتوماسیون اداری را مورد توجه قرار داده شده است.

اتوماسیون اداری چیست؟

 اتوماسیون اداری یا Office Automation عبارت است از: «تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است: 1- مکاترونیک 2- کامپیوتر و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته می‌شود.»

اتوماسیون اداری بطور کلی به دو دسته اساسی تقسیم می‌شود:

• اتوماسیون اداری کارخانه‌ای
• اتوماسیون اداری خدمات

تعریف اتوماسیون اداری

 بخشی از عمده‌ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می‌گیرد و نرم‌افزارهای اتوماسیون ادرای یا Office Automation به‌گونه‌ای طراحی و تولیدشده‌اند که بتوانند تمام نیازهای سازمان را تأمین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش یا  اطلاعات تولید کنند

مزایای بهره‌گیری از روش رایانه‌ای و اتوماسیون اداری

پیاده‌سازی سیستم جامع اتوماسیون اداری در سازمان‌های اداری از جمله صنعت برق کشور، سبب تسریع در نامه‌نگاری و انجام امور اداری می‌شود. اتوماسیون اداری متمرکز در مقایسه با دستگاه‌های سنتی بسیار کارآمدتر و مفیدتر است.

مزایای بهره‌گیری از اتوماسیون اداری و مکاتبات اداری

امروزه مدیریت بر گردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان‌ها و مؤسسات اقتصادی به‌کلی متحول شده است و استفاده از روش‌های کند و مشکل‌ساز اداری غیرمکانیزه قابل‌قبول نیست. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می‌دهند، به‌سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.

امروزه، اتوماسیون اداری بطور کلی، به مجموعه‌ای از ابزارهای الکترونیک ضروری و پرکاربرد در اکثر ادارات و شرکت‌های مختلف، اطلاق می‌شود. نرم افزار اتوماسیون اداری در دیدگاه کلی، عبارتست از انجام پذیرفتن الکترونیکی مجموعه وظایف اداری، مسئولیت‌های دفتری و منشی‌گری از جمله: ارتباطات، مکاتبات، مستندسازی و پرکردن پرونده‌ها و غیره. اگر بخواهیم کمی بر روی کیفیت و چگونگی انجام این وظایف تمرکز کنیم، درخواهیم یافت که یکی از کارکردهای مهم سیستم اتوماسیون اداری، انجام فعالیت‌های اداری و امور مربوط به ادارات، در حجم بیشتر و سرعت بالاتر، دسترسی همه‌جانبه‌تر و کیفیت بهتر معنا می‌یابد. در واقع این همان دلایلی است که اتوماسیون اداری را بوجود می‌آورد.

اتوماسیون اداری یا Office Automation یا نرم افزار دبیرخانه
یک سیستم نرم افزاری هستند که منجر به کاهش هزینه ها در سازمانها می گردد این نوع از سیستم با حذف کاغذ و دوباره کاریها کمکهای بزرگی به سازمانها نموده اند بطوری تصور یک سازمان بدون اتوماسیون اداری غیر قابل تصور به نظر می رسد

اتوماسیون اداری یا  Office Automation علاوه بر آسانی و ایجاد سهولت در گردش کار، تسریع فرایندهای اداری، باعث امکان بررسی عملکرد کارمندان و از همه مهمتر زمینه کاهش مفاسد اداری و مشکلات اداری را فراهم می سازد.

اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری عبارت اﺳﺖ از ﻣﺘﺼﻞ ﮐﺮدن اﻃﻼﻋﺎت ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮﻫﺎی ﻣﻮﺟﻮد در ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ ﮐﻤﮏ ﺷﺒﮑﻪ که در آن کلیه فرایندها، مکاتبات اداری و دستور العمل ها به صورت یکپارچه و آسان انجام می شود.

اتوماسیون اداری یا Office automation نرم افزار ها یا سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی آن‌ها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات که از لحاظ تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار است.

اتوماسیون اداری یا Office Automation  عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمار ها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد.

اتوماسیون اداری و برنامه ریزی منابع سازمانی

برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) علم و فنی برای مدیریت منابع و راه حلی نرم ‌افزاری برای تعریف و ایجاد فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان به طور یکپارچه است.

اتوماسیون اداری تحول چشمگیری در حوزه فناوری اطلاعات طی دو دهه اخیر ایجاد کرده و انتظارات کارگزار و ارباب رجوع را از لحاظ زمان و هزینه برآورده ساخته است.

اتوماسیون اداری و گردش کار

گردش کار یا workflow سیستم اتوماسیون مستندات اطلاعات و Task هایی است که میان متقاضیان (نیروی انسانی یا کامپیوتر) یک سازمان بر اساس یک مجموعه قوانین تعریف‌شده به‌منظور دستیابی به اهداف تجاری، قابل‌تعریف است.