یک سرویس یا موتور نرم‌افزاری است که مسئول مدیریت گردش فرآیند را در اتوماسیون اداری به عهده دارد. گردش کارها توسط مدیر سیستم با آموزش های داده شده انجام می شود.
اتوماسیون اداری و Worklist handler:
سیستم نمایشگر لیست کارها؛ یک سیستم نرم‌افزاری است که تبادل اطلاعات بین کاربر (گروهی کاربران) را با سیستم workflow engine انجام می‌دهد. این سیستم امکان مبادله کارها را بین یک سیستم workflow engine فراهم کرده و عملیاتی نظیر گزارش دادن به کاربران در مورد وضعیت یک کار را نیز عهده‌دار است.
مزایای اصلی سیستم گردش کار در اتوماسیون اداری تحت وب و موبایل پافکو
استفاده از سیستم‌های Workflow برای سازمان‌ها مزایای مستقیم و غیرمستقیم متعددی را به همراه دارد. ازجمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
درنتیجه خودکار سازی فرآیندهای سازمانی، بسیاری از مراحل زائد در انجام کارها شناسایی و حذف خواهند شد. با حذف این مراحل اضافی مدت زمان بیشتری برای بررسی و انجام کارهای مهم‌تر وجود دارد، اولویت‌گذاری برای کارها با دقت بیشتری صورت می‌گیرد و درنتیجه کارایی کلی سیستم بهبود می‌یابد.
درنتیجه استانداردسازی روش‌های کار، به همراه امکان نظارت بهتر بر روی کار، کنترل بیشتر و دقیق‌تری روی فرایندهای سازمان صورت می‌گیرد و در نتیجه بهبود مدیریت فرایندهای سازمان حاصل می‌شود.
به علت بررسی دقیق پروسه‌ها و فعالیت‌های هر سازمان درون سیستم گردش کار و ارائه آنها با جزئیات هر چه تمام‌تر، هر یک از پروسه‌ها و نحوه ارتباطاتشان با یکدیگر به خوبی مشخص شده که این امر باعث شفاف‌سازی پروسه‌های سازمان می‌شود. علاوه بر این تعریف و نمایش فرایندها به‌صورت گرافیکی به درک و فهم بهتر آنها نیز کمک می‌کند. تمرکز بر روی فرایندها منجر به بهبود و ساده‌سازی آنها خواهد شد.
درنتیجه شفاف‌سازی فرایندها، پیش‌بینی پذیری آنها افزایش یافته که این امر منجر به پیش‌بینی نیازهای مشتریان شده و درنتیجه به بهبود سرویس‌دهی و پاسخ‌گویی به مشتریان کمک می‌کند.
به علت تعریف فرایندها در قالبی جدا و متفاوت از پیاده‌سازی آنها، کنترل نرم‌افزاری بر فرایندها تغییر کرده و تجدید طراحی آنها در هر زمان و به‌سادگی امکان‌پذیر است.
خودکار سازی گردش کار، با قرار دادن تمامی کارهای شخص در یک لیست واحد و یکپارچه با امکان دسترسی آسان، زمان لازم برای یافتن کار را کاهش داده و به حداقل می‌رساند. نرم‌افزار گردش کار می‌تواند همه محاسبات و تصمیمات را به‌صورت خودکار و بر اساس قانون، درون فرم‌های الکترونیکی انجام دهد.
داشتن افراد مناسب در برخورد با کارایی یک سود کلیدی و حصول بهره‌وری است. نرم‌افزار گردش کار، کارها را بر اساس قوانین سازمان خودتان به اشخاص مناسب انتساب می‌دهد. این بدین معنی است که استثناءهایی که در برخورد با کارهای صحیح و بسیار مهم رخ می‌دهند، پذیرفته نمی‌شوند زیرا شخصی که با خطا مواجه شده است نمی‌داند که چه کاری باید انجام دهد.
یک سود دیگر این است که وقتی شما قوانین سازمانتان و نحوه جریان کار را تعریف می‌کنید، مطمئن می‌شوید که افراد مناسب تصمیمات سازمان را اتخاذ می‌کنند.