اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

Workflow Engine و اتوماسيون اداري

يک سرويس يا موتور نرم‌افزاري است که مسئول مديريت گردش فرآيند را در اتوماسيون اداري به عهده دارد. گردش کارها توسط مدير سيستم با آموزش هاي داده شده انجام مي شود.

 اتوماسيون اداري و Worklist handler:

سيستم نمايشگر ليست کارها؛ يک سيستم نرم‌افزاري است که تبادل اطلاعات بين کاربر (گروهي کاربران) را با سيستم workflow engine انجام مي‌دهد. اين سيستم امکان مبادله کارها را بين يک سيستم workflow engine فراهم کرده و عملياتي نظير گزارش دادن به کاربران در مورد وضعيت يک کار را نيز عهده‌دار است.

مزاياي اصلي سيستم گردش کار در اتوماسيون اداري تحت وب و موبايل پافکو

استفاده از سيستم‌هاي Workflow براي سازمان‌ها مزاياي مستقيم و غيرمستقيم متعددي را به همراه دارد. ازجمله اين مزايا مي‌توان به موارد زير اشاره کرد:

  • بهبود کارايي پرسنل سازمان در اتوماسيون اداري مشهود است
  • کنترل بهتر فرآيندها نسبت به حالت سنتي و دستي
  • بهبود خدمات به مشتريان و تکريم ارباب رجوع با استفاده از گردش کار در اتوماسيون اداري به وضوح رويت مي شود
  • انعطاف‌پذيري سيتم را به شدت بالا مي برد
  • شفاف‌سازي و بهبود فرايندهاي سازمان با استفاده از گردش کار در اتوماسيون اداري
  • کاهش دادن هزينه‌هاي زنجيره تأمين مواد و منابع
  • گسترده نمودن تنوع در ارتباطات سازماني در کسري از زمان
  • افزايش بهبود کيفيت اطلاعات و ارتباطات درون و برون سازماني
  • ايجاد زمان مطمئن براي تحويل نامه ها و کارها
  • فراهم کردن يک ديدگاه منحصر به فرد براي کارها در کل سازمان

بهبود کارايي در اتوماسيون اداري و خودکارسازي فرآيندها:

درنتيجه خودکار سازي فرآيندهاي سازماني، بسياري از مراحل زائد در انجام کارها شناسايي و حذف خواهند شد. با حذف اين مراحل اضافي مدت زمان بيشتري براي بررسي و انجام کارهاي مهم‌تر وجود دارد، اولويت‌گذاري براي کارها با دقت بيشتري صورت مي‌گيرد و درنتيجه کارايي کلي سيستم بهبود مي‌يابد.

کنترل بهتر فرآيندها با نرم افزار اتوماسيون اداري:

درنتيجه استانداردسازي روش‌هاي کار، به همراه امکان نظارت بهتر بر روي کار، کنترل بيشتر و دقيق‌تري روي فرايندهاي سازمان صورت مي‌گيرد و در نتيجه بهبود مديريت فرايندهاي سازمان حاصل مي‌شود.

شفاف‌سازي و بهبود فرايندها با نرم افزار اتوماسيون اداري:

به علت بررسي دقيق پروسه‌ها و فعاليت‌هاي هر سازمان درون سيستم Workflow و ارائه آنها با جزئيات هر چه تمام‌تر، هر يک از پروسه‌ها و نحوه ارتباطاتشان با يکديگر به خوبي مشخص شده که اين امر باعث شفاف‌سازي پروسه‌هاي سازمان مي‌شود. علاوه بر اين تعريف و نمايش فرايندها به‌صورت گرافيکي به درک و فهم بهتر آنها نيز کمک مي‌کند. تمرکز بر روي فرايندها منجر به بهبود و ساده‌سازي آنها خواهد شد.

بهبود خدمات به مشتريان با سيستم اتوماسيون اداري:

درنتيجه شفاف‌سازي فرايندها، پيش‌بيني پذيري آنها افزايش يافته که اين امر منجر به پيش‌بيني نيازهاي مشتريان شده و درنتيجه به بهبود سرويس‌دهي و پاسخ‌گويي به مشتريان کمک مي‌کند.

انعطاف‌پذيري با به کارگيري اتوماسيون اداري:

به علت تعريف فرايندها در قالبي جدا و متفاوت از پياده‌سازي آنها، کنترل نرم‌افزاري بر فرايندها تغيير کرده و تجديد طراحي آنها در هر زمان و به‌سادگي امکان‌پذير است.

فراهم کردن يک ديدگاه منحصربه‌فرد براي کارها با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري:

خودکار سازي گردش کار، با قرار دادن تمامي کارهاي شخص در يک ليست واحد و يکپارچه با امکان دسترسي آسان، زمان لازم براي يافتن کار را کاهش داده و به حداقل مي‌رساند. نرم‌افزار گردش کار مي‌تواند همه محاسبات و تصميمات را به‌صورت خودکار و بر اساس قانون، درون فرم‌هاي الکترونيکي انجام دهد.

داشتن افراد مناسب در برخورد با کارايي يک سود کليدي و حصول بهره‌وري است. نرم‌افزار گردش کار، کارها را بر اساس قوانين سازمان خودتان به اشخاص مناسب انتساب مي‌دهد. اين بدين معني است که استثناءهايي که در برخورد با کارهاي صحيح و بسيار مهم رخ مي‌دهند، پذيرفته نمي‌شوند زيرا شخصي که با خطا مواجه شده است نمي‌داند که چه کاري بايد انجام دهد.

يک سود ديگر اين است که وقتي شما قوانين سازمانتان و نحوه جريان کار را تعريف مي‌کنيد، مطمئن مي‌شويد که افراد مناسب تصميمات سازمان را اتخاذ مي‌کنند.