سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پافکو بصورت یکپارچه با سایر محصولات وظیفه ایجاد ارتباطات و آرشیو اسناد را به عهده دارد و هزینه های دوباره کاریها را کاهش می دهد یکی از چالش های اساسی سازمان ها و شرکت ها، نظم نظام اداری و گردش کار آنهاست که به صورت سنتی انجام می پذیرد. نامه نگاری های کاغذی در سازمان ، خود باعث خیلی از مشکلات و کندیها می شود و در مجموع هزینه های بالایی را بر هر سازمانی تحمیل می نماید. با وجود نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه پافکو بسیاری از این مسائل مرتفع می شود. یک سیستم اتوماسیون هنگامی کارآمد می شود که دارای WorkFlow یا موتورگردش کاری باشد. یعنی گردش اسناد و نامه ها در سازمان بصورت اتوماتیک و الکترونیکی و یا یک ساختار از قبل تعیین شده باشد. بدین ترتیب مرحله بعدی چرخش یک نامه از حافظه پرسنل مربوطه خارج شده ، و به یک سیستم قوی و کارآمد و خودکار سپرده می شود. مدیریت و برنامه ریزی کارها ،نامه ها و امکان یادآوری رویدادها از امکانات قدرتمند دیگر سیستم اتوماسیون اداری است. امکان نظارت مدیران بر تمام مراحل و کارهای پرسنل خود از امکانات قدرتمند مدیریتی این نرم افزار است. با یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب نظم و هماهنگی را میتوانید برای سازمانتان به ارمغان می آورید.

سیستم اتوماسیون اداری

امروز اکثر سازمانها از اتوماسیون اداری بعنوان یک ابزار مفید در جهت کاهش هزینه ها و افزایش نظم و بهره وری سازمان خود استفاده می کنند. اتوماسیون اداری تحت وب وابستگی به موقعیت مکانی کاربر ندارد. و کاربر در هر زمان و هر مکان می تواند از طریق اینترنت به اطلاعات سازمان دسترسی پیدا کند. برای استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب کافی است از یکی از بروزرها مانند IE، FireFox ، chrom و ... استفاده کنید. در اتوماسیون اداری گردش مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی به آسانی امکان پذیر می گردد. حتی سازمان هایی که دارای چندین شعبه و پراکندگی جغرافیایی بالایی هستند میتوانند با این نرم افزار بسیاری از چالش هایی که در سیستم های سنتی وجود دارد را بر طرف نمایند در اتوماسیون اداری تحت وب هر کاربر دارای یک کارتابل شخصی است که در آن می تواند نامه های وارده خود را رویت نماید و پاسخ نامه اداری را برای سایر کاربران ارسال نماید و سوابق نامه ها و مکاتبات قبلی خود را آرشیو الکترونیک کند. در هر نامه امکان قرار دادن یادآوری نامه، ستاره دار کردن نامه ، گردش کار (work flow) یک نامه وجود دارد. هر نامه قابلیت امضا الکترونیکی دارد و به آسانی میتواند یک نامه را برای دیگران ارجاع داد هر شخص می تواند نامه های خود را بر اساس سلیقه سازمان یا مطابق نیاز خودش دسته بندی نماید و فرایند کارها را خودکار مدیریت می کند بدین صورت نظم کارهای شخصی و آرشیو نامه ها در سازمان بهبود قابل توجه خواهد یافت. یکی از ویژگیهای برجسته اتوماسیون اداری پافکو راحتی کاربری آن و سرعت بارگزاری صفحات آن در محیط وب است. بطوریکه کاربر مبتدی نیز میتوانند به آسانی با آن ارتباط برقرار کنند و بدون آموزش از آن استفاده نمایند. سرعت این نرم افزار در حجم کاربر بالا مثال زدنی است بطوریکه در بسیاری از دانشگاههای کشور با تعداد کاربر همزمان 4000 نفر بدون هیچ چالشی توانسته اند از این نرم افزار بهره وری لازم را داشته باشند.سیستم اتوماسیون اداری پافکو از امنیت و کیفیت بسیار بالایی برخوردار است بطوری که کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب میتوانند با خیالی آسوده نامه های خود تحت بستر شبکه امن با پروتکل SSL ارسال و دریافت کنند اتوماسیون اداری پافکو دو استاندارد امنیت و کیفیت را اخذ کرده است که نقطه تمایز این نرم افزار با سایر نرم افزارهای مشابه می باشد در تست کیفیت مسایل مهمی چون تست بار، فشار ، حجم ، سرعت ، میزان استفاده از منابع سخت افزاری و بیش از 200 نوع تست نرم افزاری دیگر روی نرم افزار انجام شده است در تست امنیت نیز مسایلی مانند تست نفوذ ، استرس و نفوذ از طریق انجکشن و صدها نوع تست دیگر امنیتی انجام شده است که خوشبختانه سیستم اتوماسیون اداری پافکو پس از چندین بار تست توانست رتبه A امنیت و کیفیت را از مرکز تحقیقات انفورماتیک ایران دریافت کند ضمنا جهت امنیت شبکه از پروتکل امن HTTPS استفاده می گردددر اتوماسیون اداری پافکو امکان پیش نویس نامه و دسته بندی نامه وجود دارد و هرکاربر دارای یک میز کار هوشمند شخصی جهت سرعت دهی دسترسی به فرم ها در نظر گرفته شده است.اتوماسیون اداری دارای انواع گزارشات از انواع مکاتبات اداری و گردش کارها است و کاربر می تواند نامه های وارده و نامه های صادر شده را به آسانی ثبت و گزارش گیری نماید. علاوه بر گزارشات استاتیک، کاربر می تواند با ابزار گزارش ساز پویا، گزارشات آماری، نموداری، لیستی و جدولی را با سلیقه خود ایجاد نماید. با سیستم اتوماسیون اداری پافکو کاربر می تواند مکاتبات اداره و مدیریت گردش کار و مدیریت زمان و جلسات، مدیریت فایلها، مدیریت دفتر تلفن سازمان را بصورت یکپارچه داشته باشد. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب با تمام قابلیت هایی که دارد امکان Notification را برای کاربر همانند موبایل نمی تواند فراهم کند. برای این منظور اتوماسیون اداری تحت موبایل در دستور کار قرار گرفت.

اتوماسیون اداری
Automation اتوماسیون اداری

برخی از ویژگیهای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب:

  • سیستم اتوماسیون اداری تحت وب دارای کارتابل شخصی و امکان پاسخگویی به نامه ها
  • امکان تعریف اشخاص و سازمان‌های طرف مکاتبه با مشخصات کامل فردی و کاری
  • تعریف مسئولیت‌ها و سمت‌ها در نمودار سازمانی و تعریف ارتباط بین سمت‌ها در اتوماسیون اداری
  • امکان تعریف سطوح د سترسی به نامه‌ها (عادی، محرمانه، سری) و تعریف اولویت نامه‌ها در اتوماسیون اداری
  • با اتوماسیون اداری تحت وب امکان تعریف و طبقه‌بندی گیرنده‌ها جهت پرسنل بصورت اتوماتیک یا انفرادی فراهم می گردد
  • تعریف پوشه‌های عمومی و شخصی برای نامه
  • امکان تعریف الگوی نامه از هر نوع به صورت عمومی و شخصی در اتوماسیون اداری وجود دارد
  • امکان تنظیم گزارش کار روزانه جهت کلیه پرسنل و مدیریت آنها در اتوماسیون اداری تحت وب در نظر گرفته شده است
  • امکان تنظیم و مشاهده قرارهای پرسنلی وجود دارد
  • بایگانی اطلاعات به صورت شخصی و عمومی
  • تعریف نامه‌های داخلی، نامه جدید به خارج از سازمان و نامه رسیده از خارج از سازمان
  • امکان تعریف امضای مدیران به صورت عکس و انتقال آن به نامه‌ها در صورت داشتن مجوز
  • امکان صدور نامه‌های داخلی
  • امکان قرار دادن یادداشت روی نامه‌ها و همچنین تنظیم جواب نامه
  • امکان قرار دادن زمان روی پیگیری نامه ‌ها
  • ارجاع نامه به چندین شخص و یا تعریف گروه‌های مخاطب
  • امکان طبقه بندی نامه ها بر اساس موضوع(پیرو،عطف و ......)
  • ایجاد نامه مرتبط با نامه رسیده
  • امکان ورود تصویر (scan ) نامه‌ها و ضمائم آنها
  • ارائه گزارش‌های از قبل طراحی شده و امکان طراحی گزارش‌های مورد نیاز (Report generator )
  • امکان گزارش گردش نامه‌ها به صورت درختی و نمودار
  • یکی از برجستگی های سیستم اتوماسیون اداری تحت وب دارا بودن گزارش ساز پویا با امکان گزارشات لیست، آماری، ماتریسی، نموداری می باشد
  • ارسال گزارشات به محیط word - excell - pdf
  • سیستم اتوماسیون اداری دارای یادآوری خودکار نامه ها و کارها است
  • دارای دفتر تلفن حرفه ای با انواع جستجو
  • پروتکل ECE2 در سیستم اتوماسیون اداری در نظر گرفته شده است. این پروتکل امکان ایجاد ارتباط بین 2 اتوماسیون مختلف را فراهم می آورد.


درخواست اتوماسیون اداری تحت وب

دموی اتوماسیون اداری تحت وب

دانلود کاتالوگ محصولات