سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پافکو بصورت یکپارچه با سایر محصولات وظیفه ایجاد ارتباطات و آرشیو اسناد را به عهده دارد و هزینه های دوباره کاریها را کاهش می دهد یکی از چالش های اساسی سازمان ها و شرکت ها،  نظم نظام اداری و گردش کار آنهاست که به صورت سنتی انجام می پذیرد. نامه نگاری های کاغذی در سازمان ، خود باعث خیلی از مشکلات و کندیها می شود و در مجموع هزینه های بالایی را بر هر سازمانی تحمیل می نماید. با وجود نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه پافکو بسیاری از این مسائل مرتفع می شود. یک سیستم اتوماسیون هنگامی کارآمد می شود که دارای WorkFlow یا موتورگردش کاری باشد. یعنی گردش اسناد و نامه ها در سازمان بصورت اتوماتیک و الکترونیکی و یا یک ساختار از قبل تعیین شده باشد. بدین ترتیب مرحله بعدی چرخش یک نامه از حافظه پرسنل مربوطه خارج شده ، و به یک سیستم قوی و کارآمد و خودکار سپرده می شود. مدیریت و برنامه ریزی کارها ،نامه ها و امکان یادآوری رویدادها از امکانات قدرتمند دیگر  سیستم اتوماسیون اداری است. امکان نظارت مدیران بر تمام مراحل و کارهای پرسنل خود از امکانات قدرتمند مدیریتی این نرم افزار است. با یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب نظم و هماهنگی را  میتوانید برای سازمانتان به ارمغان می آورید.


سیستم اتوماسیون اداری

امروز اکثر سازمانها از اتوماسيون اداري بعنوان يک ابزار مفید در جهت کاهش هزينه ها و افزايش نظم و بهره وري سازمان خود استفاده می کنند. اتوماسيون اداري تحت وب وابستگي به موقعيت مکاني کاربر ندارد. و کاربر در هر زمان و هر مکان مي تواند از طريق اينترنت به اطلاعات سازمان دسترسي پيدا کند. براي استفاده از اتوماسيون اداري تحت وب کافي است از يکي از بروزرها مانند IE، FireFox ، chrom و ... استفاده کنيد. 
در اتوماسيون اداري گردش مکاتبات اداري درون سازماني و برون سازماني به آساني امکان پذير مي گردد. حتی سازمان هایی که دارای چندین شعبه و پراکندگی جغرافیایی بالایی هستند میتوانند با این نرم افزار بسیاری از چالش هایی که در سیستم های سنتی وجود دارد را بر طرف نمایند در اتوماسیون اداری تحت وب هر کاربر داراي يک کارتابل شخصي است که در آن مي تواند نامه های وارده خود را رویت نماید و پاسخ نامه اداری را برای ساير کاربران ارسال نمايد و سوابق نامه ها و مکاتبات قبلي خود را آرشيو الکترونیک کند. در هر نامه امکان قرار دادن يادآوري نامه، ستاره دار کردن نامه ، گردش کار (work flow)  يک نامه وجود دارد. هر نامه قابلیت امضا الکترونیکی دارد و به آسانی میتواند یک نامه را برای دیگران ارجاع داد هر شخص می تواند نامه های خود را بر اساس سلیقه سازمان یا مطابق نیاز خودش دسته بندی نماید و فرایند کارها را خودکار مدیریت می کند بدین صورت نظم کارهای شخصی و آرشیو نامه ها در سازمان بهبود قابل توجه خواهد یافت.
 يکي از ويژگيهاي برجسته اتوماسيون اداري پافکو راحتي کاربري آن و سرعت بارگزاري صفحات آن در محیط وب است. بطوريکه کاربر مبتدی نیز میتوانند به آسانی با آن ارتباط برقرار کنند و بدون آموزش از آن استفاده نمایند. سرعت این نرم افزار در حجم کاربر بالا مثال زدنی است بطوریکه در بسياري از دانشگاههاي کشور با تعداد کاربر همزمان 4000 نفر بدون هيچ چالشی توانسته اند از اين نرم افزار بهره وري لازم را داشته باشند.سیستم اتوماسیون اداری پافکو  از امنیت و کیفیت بسیار بالایی برخوردار است بطوری که کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب میتوانند با خیالی آسوده نامه های خود تحت بستر  شبکه امن با پروتکل SSL  ارسال و دریافت کنند اتوماسیون اداری پافکو دو استاندارد امنیت و کیفیت را اخذ کرده است که نقطه تمایز این نرم افزار با سایر نرم افزارهای مشابه می باشد در تست کیفیت مسایل مهمی چون تست بار،  فشار ،  حجم ، سرعت ،  میزان استفاده از منابع سخت افزاری و بیش از 200 نوع تست نرم افزاری دیگر روی نرم افزار انجام شده است  در تست امنیت نیز مسایلی مانند تست نفوذ ، استرس و  نفوذ از طریق انجکشن و صدها نوع تست دیگر امنیتی انجام شده است که خوشبختانه سیستم اتوماسیون اداری پافکو پس از چندین بار تست توانست رتبه A امنیت و کیفیت را از مرکز تحقیقات انفورماتیک ایران دریافت کند ضمنا جهت امنیت شبکه از پروتکل امن HTTPS استفاده می گردد
در اتوماسيون اداري پافکو امکان پيش نويس نامه و دسته بندي نامه وجود دارد و هرکاربر داراي يک ميز کار هوشمند شخصي جهت سرعت دهي دسترسي به فرم ها در نظر گرفته شده است.
اتوماسيون اداري داراي انواع گزارشات از انواع مکاتبات اداري و گردش کارها است و کاربر مي تواند نامه هاي وارده و نامه هاي صادر شده را به آساني ثبت و گزارش گيري نمايد. علاوه بر گزارشات استاتيک، کاربر مي تواند با ابزار گزارش ساز پويا، گزارشات آماري، نموداري، ليستي و جدولي را با سليقه خود ايجاد نمايد.
با سیستم اتوماسيون اداري پافکو کاربر مي تواند مکاتبات اداره و مديريت گردش کار و مديريت زمان و جلسات، مديريت فايلها، مديريت دفتر تلفن سازمان را بصورت يکپارچه داشته باشد. سیستم اتوماسيون اداري تحت وب با تمام قابليت هايي که دارد امکان Notification را براي کاربر همانند موبايل نمي تواند فراهم کند. براي اين منظور اتوماسيون اداري تحت موبايل در دستور کار قرار گرفت.

اتوماسیون اداری
Automation اتوماسیون اداری

 برخی از ویژگیهای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب:


  • سیستم اتوماسیون اداری تحت وب دارای کارتابل شخصی و امکان پاسخگویی به نامه ها
  • امکان تعریف اشخاص و سازمان‌های طرف مکاتبه با مشخصات کامل فردی و کاری
  • تعریف مسئولیت‌ها و سمت‌ها در نمودار سازمانی و تعریف ارتباط بین سمت‌ها در اتوماسیون اداری
  • امکان تعریف سطوح د سترسی به نامه‌ها (عادی، محرمانه، سری) و تعریف اولویت نامه‌ها در اتوماسیون اداری
  • با اتوماسیون اداری تحت وب امکان تعریف و طبقه‌بندی گیرنده‌ها جهت پرسنل بصورت اتوماتیک یا انفرادی فراهم می گردد
  • تعریف پوشه‌های عمومی و شخصی برای نامه 
  • امکان تعریف الگوی نامه از هر نوع به صورت عمومی و شخصی در اتوماسیون اداری وجود دارد
  • امکان تنظیم گزارش کار روزانه جهت کلیه پرسنل و مدیریت آنها در اتوماسیون اداری تحت وب در نظر گرفته شده است 
  • امکان تنظیم و مشاهده قرارهای پرسنلی وجود دارد 
  • بایگانی اطلاعات به صورت شخصی و عمومی 
  • تعریف نامه‌های داخلی، نامه جدید به خارج از سازمان و نامه رسیده از خارج از سازمان 
  • امکان تعریف امضای مدیران به صورت عکس و انتقال آن به نامه‌ها در صورت داشتن مجوز
  • امکان صدور نامه‌های داخلی 
  • امکان قرار دادن یادداشت روی نامه‌ها و همچنین تنظیم جواب نامه
  • امکان قرار دادن زمان روی پیگیری نامه ‌ها 
  • ارجاع نامه به چندین شخص و یا تعریف گروه‌های مخاطب
  • امکان طبقه بندی نامه ها بر اساس موضوع(پیرو،عطف و ......) 
  • ایجاد نامه مرتبط با نامه رسیده 
  • امکان ورود تصویر (scan) نامه‌ها و ضمائم آنها 
  • ارائه گزارش‌های از قبل طراحی شده و امکان طراحی گزارش‌های مورد نیاز (Report generator)
  • امکان گزارش گردش نامه‌ها به صورت درختی و نمودار
  • یکی از برجستگی های سیستم اتوماسیون اداری تحت وب دارا بودن گزارش ساز پویا با امکان گزارشات لیست، آماری، ماتریسی، نموداری می باشد
  • ارسال گزارشات به محیط word - excell - pdf
  • سیستم اتوماسیون اداری دارای یادآوری خودکار نامه ها و کارها است
  • دارای دفتر تلفن حرفه ای با انواع جستجو
  • پروتکل ECE2 در سیستم اتوماسیون اداری در نظر گرفته شده است. این پروتکل امکان ایجاد ارتباط بین 2 اتوماسیون مختلف را فراهم می آورد.