صفحه مقالات

اتوماسیون اداری-آموزش تنظیمات

آموزش اتوماسیون اداری-تنظیمات

تنظیمات در سیستم اتوماسیون اداری پافکو شامل طبقه بندی اتوماتیک نامه های شخصی، تنظیمات کلی نرم افزار دبیرخانه و محدود کردن ارسال نامه می باشد که با تصویر توضیح داده می شود.

تنظیمات در نرم افزار دبیرخانه پافکو

طبقه بندی اتوماتیک نامه های شخصی

در فرم طبقه بندی اتوماتیک نامه می توان به صورت اتوماتیک مشخص نمود که نامه ها در کدامیک از پوشه های شخصی که از قبل ایجاد کرده ایم ذخیره شود. با توجه به آموزش های قبلی می دانید که بحث طبقه بندی به دو صورت امکان پذیر است:

1) حالت دستی که در قسمت نامه ها و کارتابل قابل مشاهده است و می توان به صورت دستی نامه ها را در یکی از پوشه های شخصی طبقه بندی نمود.

2) طبقه بندی اتوماتیک که در همین فرم این امکان فراهم می شود. به طور مثال شما می توانید مشخص کنید نامه هایی که با سطح محرمانگی فوق محرمانه ارسال می شوند در پوشه فوق محرمانه ذخیره شوند و ...

برای انجام این کار بر روی آیکون اتوماسیون اداری  مقابل پوشه مورد نظر کلیک نموده و شرط مورد نظر خود ثبت می کنیم.

نرم افزار دبیرخانه

تنظیمات سیستم اتوماسیون اداری

در این فرم تنظیمات کلی اتوماسیون اداری انجام می شود.

•    فرمت شماره نامه : فرمت شماره نامه داخلی و خارجی تعریف می شود که نمونه آن نیز در این فرم قرار داده شده است. یک قسمت در این فرمت به صورت ثابت است و هرجا که نیاز باشد شماره نامه تولید شود به تعداد شماره ها # قرار داده می شود. در صورتیکه این قسمت خالی باشد به صورت پیش فرض فرمت شماره نامه به صورت شماره-روز ماه سال می باشد (به طور مثال : 01-13950601)

•    امکان ارسال فایل با پیوست: با فعال کردن این گزینه امکان ارسال نامه با پیوست فعال می گردد. لازم به ذکر است در صورتیکه این گزینه فعال باشد و کاربر نیز دسترسی اجازه پیوست داشته باشد می تواند همراه با نامه خود تا سقف مجاز و فایل های مجاز، پیوست ارسال نماید.

•    حداکثر سایز مجاز برای پیوست: در این فرم می توان حداکثر سایز مجاز برای پیوست نامه را مشخص نمود که تا 99999 کیلوبایت مورد تائید است.

سیستم اتوماسیون اداری

محدود کردن ارسال نامه

در سامانه اتوماسیون اداری فرمی طراحی شده است که می توانید برای سیستم تعیین کنید که کدام کاربران نتوانند به گیرندگان مشخص شده نامه ارسال کنند. یعنی به عبارتی ارسال نامه برای کاربران محدود می شود. به طور مثال شما می توانید کاربر شماره 2 را محدود کنید که به کاربر 1 نتواند نامه ارسال کند. برای اینکار بر روی دکمه جدید کلیک نموده و سپس از قسمت فرستندگان نام پرسنل را مشخص نموده و سپس نام گیرنده ای که نباید از طرف این فرستنده نامه دریافت کند را مشخص می کنید و در نهایت بر روی ثبت کلیک می کنیم.
لازم به ذکر است دسترسی به این فرم فقط برای کاربر 1 (مدیر سیستم) فراهم است.

آموزش اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری


سایر مطالب آموزش اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری-آموزش تعاریف بخش 1

اتوماسیون اداری-آموزش تعاریف بخش 2

اتوماسیون اداری-آموزش عملیات

اتوماسیون اداری-آموزش گزارشات

اتوماسیون اداری-آموزش تنظیمات

  • نویسنده : واحد آموزش
    • امتیاز :
    • 5
    • 0
  • تاریخ انتشار : 1395/10/02
  • تعداد مشاهده : 418 بار