باید ها و نباید ها در استفاده از ویدیو کنفرانس

فهرست مطالب
 

ویدیو کنفرانس را در مکان ساکت و بی سر و صدایی برگزار کنید 

 کنفرانس را به موقع شروع کنید

خود را به طور رسمی معرفی کنید 

 اسم خود را قبل از شروع بحث بگویید

لباس مناسبی برای وبینار انتخاب کنید و اعتماد به نفس داشته باشید 

 در حین ارائه با وب کنفرانس راحت باشید

همه اسناد مورد نیاز را آماده کنید و دم دست بگذارید 

 از بهم ریختن مقالات و جست و جو در آن ها یا صحبت با دیگر شرکت کننده ها اجتناب کنید

در ویدیو کنفرانس از تلفن همراه استفاده نکنید 

 هرگز تماس را در حالت انتظار قرار ندهید

در حین ویدیو کنفرانس از خوردن اجتناب کنید 

 توجه کنید و فعال باشید

روی میزتان را تمیز و مرتب نگه دارید 

 همه ایمیل ها را جواب ندهید

به دستور کار وب کنفرانس برسید 

 یک میزبان خوب برای وبینار باشید

نتیجه گیری

ویدیو کنفرانس، یک ارتباط زنده و بصری بین دو یا چند نفر است که با این که در نقاط مختلفی زندگی می کنند باهم ارتباط برقرار می کنند. از ویدیو کنفرانس در کسب و کار ها، آموزش الکترونیکی و در نرم افزار آموزش مجازی LMS استفاده می شود.

 در ساده ترین ویدیو کنفرانس، تصاویر و متن امکان ارتباط بین دو محل را فراهم می کنند. در حالت پیشرفته ویدیو کنفرانس، انتقال تصاویر ویدئویی حرکتی و صوتی بین چند مکان را با کیفیت بالا فراهم می شود.

برای آشنایی بیشتر با مبحث ویدیو کنفرانس و هم چنین وب کنفرانس می توانید دو مطلب وب کنفرانس چیست و تفاوت ویدئو کنفرانس و وب کنفرانس را مطالعه کنید.

با استفاده از ابزارها و برنامه های پیشرفته ویدیو کنفرانس، جلسات کسب و کارها انعطاف پذیرتر و کارآمدتر خواهد شد. با ویدیو کنفرانس، می توانید فایل ها و اسناد خود را به اشتراک بگذارید و می توانید جلسات ویدیو کنفرانس را ضبط کنید.

با استفاده از ابزارها و برنامه های پیشرفته ویدیو کنفرانس، جلسات کسب و کارها انعطاف پذیرتر و کارآمدتر خواهد شد.

ویدیو کنفرانس مزایای نامحدودی دارد شامل برگزاری جلساتی کارآمدتر با بادل ارتباطات غیرکلامی و ایجاد حسی قوی از همکاری بین مخاطبان یک کسب و کار-در داخل و بین شرکت ها و همچنین با مشتری ها- است. ارتباط چهره به چهره ارتباط غیر کلامی و درک زبان صورت را به روابط و تبادل های راه دور اضافه می کند و به افراد اجازه می دهد که درک بهتری از هم داشته باشند.

با این حال، ویدیو کنفرانس مقرراتی دارد که همه موظف هستند از آن پیروی کنند تا احترام متقابل برای همه شرکت کنندگان حفظ شود و جلسه ویدیو کنفرانس به نرمی و خوب پیش رود. بدون این قوانین، نمی توان انتظار نتایج مطلوب و تاثیر گذار از ویدیو کنفرانس داشت.

ویدیو کنفرانس را در مکان ساکت و بی سر و صدایی برگزار کنید

هر کس که در یک ویدئو کنفرانس شرکت می کند می تواند هر سر و صدایی را که در اطراف شما ایجاد می شود را بشنود. شما باید در اتاقی که در آن قرار دارید را ببندید. هم چنین می توانید یک پیام "لطفا سکوت را رعایت کنید" در روی در محل برگزاری ویدیو کنفرانس بچسبانید. به این ترتیب، افراد خارج از سالن مزاحم جلسه ویدیو کنفرانس شما نخواهند شد.

کنفرانس را به موقع شروع کنید

شما باید دقیق باشید. مطمئن شوید که مانند شرکت کننده های یک جلسه باید آن تایم باشید. اگر تاخیر داشته باشید. اینکه بقیه منتظر شما بمانند تاثیر مطلوبی روی آن ها نخواهد داشت. علاوه بر این، شرکت کننده هایی که با تاخیر به ویدئو کنفرانس می پیوندند باعث پرت شدن حواس بقیه می شوند.

خود را به طور رسمی معرفی کنید

شما باید قبل از شروع جلسه خود را با نام کامل خود معرفی کنید، نه فقط با نام خانوادگی. شما باید خود را با روی خوش و به صورت مثبتی معرفی کنید.  هم چنین، هنگامی که خود را با نام کامل معرفی می کنید، بقه افراد شما را فقط با نام خانوادگی یا فقط با اسم کوچک نمی شناسند.

اسم خود را قبل از شروع بحث بگویید

شرکت کننده ها ممکن است صدا یا صورت شما را شناسایی نکنند، مخصوصا زمانی که اول جلسه یا زمانی که اولین تجربه شما در برگزاری ویدئو کنفرانس باشد. پس شما می توانید به سادگی اسم خود را قبل از شروع هر بحث جدید یا هر نظری بگویید.

لباس مناسبی انتخاب کنید و اعتماد به نفس داشته باشید

دلیل نمی شود به بهانه این که شخصی را به صورت فیزیکی ملاقات نمی کنید، در هنگام حضور در یک ویدیو کنفرانس به آن چه که می پوشید توجه نکنید.  شما برای حضور در جلسات خود دقت و توجه زیادی می کنید.  اگر میزبان یک ویدئو کنفرانس هستید، لازم است که در انتخاب لباس بیشتر مراقب باشید. یا برای استخدام ویدئو کنفرانس و  اگر می خواهید برای به دست آوردن یک شغل از طریق ویدئو کنفرانس مصاحبه کنید، باید این قانون را رعایت کنید و لباس مناسبی بپوشید.

در حین ارائه با ویدیو کنفرانس راحت باشید

راحت ترین محل برای نشستن را پیدا کنید و در ساعات برگزاری ویدیو کنفرانس در آن محل بشینید. جایی که انتخاب می کنید به گونه نباشد که برای راحت بودن مجبور باشید مرتب مدل قرار دادن پاهای خود را عوض کنید و تمرکزتان روی موضوع بحث از بین برود. اگر مرتباً موقعیت را عوض کنید، ممکن است ذهن مخاطبان خود را از موضوع پرت کنید و این جالب نیست به خصوص در یک ویدیو کنفرانس.

همه اسناد و مدارک مورد نیاز را آماده کنید و دم دست بگذارید

شما باید برای ارائه یک کنفرانس از قبل آماده باشید. فایل ها و اسناد مهم و لازم را در هنگام ویدیو کنفرانس دم دست داشته باشید. مواد سخنرانی باید در قالب یک ایمیل به شرکت کننده ها و افراد درگیر در ویدئو کنفرانس حداقل یک روز قبل از جلسه فرستاده شوند. اگر قرار است در یک ویدئو کنفرانس شرکت کنید و تا روز آخر چنین ایمیلی دریافت نکردید با ارائه دهنده کنفرانس تماس بگیرید.

از بهم ریختن مقالات و جست و جو در آن ها یا صحبت با دیگر شرکت کننده ها اجتناب کنید

به یاد داشته باشید که هر گونه سر و صدایی می تواند ذهن شرکت کننده ها را از موضوع بحث پرت کند. باید مراقب باشید، چرا که بقیه می توانند مکالمات شما با همه را کامل بشنوند. بنابراین، هنگامی که در حین ویدیو کنفرانس با شخص دیگری صحبت نکنید.

در ویدیو کنفرانس از تلفن همراه استفاده نکنید

در صورت امکان در حین ویدیو کنفرانس از تلفن همراه و گجت های دیگر استفاده نکنید.  احتمال دارد استفاده از آن ها کیفیت ارتباط و ویدیو کنفرانس را برای بقیه شرکت کننده ها را کم کند. شما هم چنین می توانید گوشی خود را خاموش کنید و از دیگران نیز بخواهید همین کار را انجام دهند.

هرگز تماس را در حالت انتظار قرار ندهید

وقتی که یک تماس در حالت انتظار قرار می گیرد، ممکن است صدایی ناخواسته باعث اختلال در روند ویدئو کنفرانس شود. این امر شرکت کننده های دیگر در جلسه را به طرز خیلی زیادی منحرف می کند.

در حین ویدیو کنفرانس از خوردن اجتناب کنید

حتی اگر در طول جلسه ویدئو کنفرانس در جای راحتی نشسته باشید، باید از خوردن غذا یا تنقلات یا هر چیز دیگری اجتناب کنید. قبل از شروع کنفرانس، وعده های غذایی خود یا مصرف تنقلات خود را به پایان برسانید.

توجه کنید و فعال باشید

شما باید در طول جلسه توجه کامل داشته باشید. با این کار، قادر به درک آن چه در حال بحث است خواهید بود. بنابراین، اگر سوالاتی دارید،  مرتبط ترین و مناسب ترین آن ها را خواهید پرسید و از موضوع پرت نخواهید بود. علاوه بر این، اگر چیزهای خوب در ذهن دارید می توانید به بحث کمک کنید، و این برای گروه خوب خواهد بود.

روی میزتان را تمیز و مرتب نگه دارید

تمام وسایل شخصی خود را کنار بگذارید و میز را مرتب نگه دارید. وجود وسایلی مثل تلفن، کیف پول یا غذا می تواند حواس شما و سایر افراد را منحرف کنید. با مرتب بودن همه چی، تثیر بسیار مثبتی روی دیگران خواهید گذاشت.

همه ایمیل ها را جواب ندهید

در حین یک ویدئو کنفرانس، فقط به ایمیل های مربوط به بحث جواب دهید. به این ترتیب با باقی افراد حاضر در ویدئو کنفرانس همکام و کارآمد خواهید بود.

به دستور کار ویدیو کنفرانس برسید

مطمئن شوید که به دستور جلسه می رسید و ویدیو کنفرانس همه آن ها را تحت پوشش قرار می دهد. همیشه روی بحث اصلی بمانید. بدین ترتیب، شما یک جلسه موفق خواهید داشت.

یک میزبان خوب برای وبینار باشید

به عنوان یک میزبان، باید به هر یک از شرکت کننده ها خوش آمد بگویید و مرتباً بررسی کنید که آیا پیشنهاد یا سوالی دارند یا نه. مطمئن شوید که همه راحت باشند و زمان خوبی را در ویدیو کنفرانس شما سپری کنند.

نتیجه گیری

برای یک جلسه موفقیت آمیز، باید قواعد مطرح شده در مورد ویدیو کنفرانس را رعایت کنید. همچنین، در نظر داشته باشید که باید مودب باشید، اعتماد به نفس داشته باشید و فعال و دقیق باشید.

کارشناسان مجرب و خبره ما پاسخگوی سئوالات شما در حوزه برگزاری وبینار و سیستم وب کنفرانس می باشند. در صورت تمایل به گرفتن مشاوره، با ما در ارتباط باشید.