پارامترهای ارزیابی نرم‌افزار اتوماسیون اداری

امروزه مزایای استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون فرایندی است که بر هیچ کس پوشیده نیست و با توجه به بلوغ شدن شرکتها و سازمانها در حوزه‌های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات ، نیازهای استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون بیش از پیش احساس می‌شود. برای پرهیز از مشکلات استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون بر آن شدیم تا به صورت اجمالی پارامترهای ارزیابی نرم‌افزار اتوماسیون اداری را معرفی و بررسی نماییم.

امروزه مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچ کس پوشیده نیست و با توجه به بالغ شدن شرکتها و سازمانها در حوزه‌های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات، نیازهای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش احساس می‌شود. به طور کلی استفاده از سیستمهای حوزه اتوماسیون اداری می‌تواند کلیه نیازهای ارتباطی، مدیریت زمان و کار، دسترسی آسان و سریع به اطلاعات و البته با دقت، ایجاد نظام استاندارد مکاتبات و ... را رفع کند. متاسفانه با وجود علاقه‌مندی سازمانها به استفاده بهینه از نرم‌افزار اتوماسیون، برای خرید آن تیم تخصصی تشکیل نشده و در بسیاری از موارد صرفا برند شرکت تولید کننده و یا تعداد مشتریها عامل انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون می‌شود. در برخی از موارد نیز ممکن است فروشنده بسیار خوب و کامل نرم‌افزار را پرزنت کند که گویی بهترین نرم‌افزار روی زمین را مشاهده می‌کنید!به نظر ما، برای انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب پارامترهای ذیل لازم است بررسی شود که به معرفی اجمالی آنها می‌پردازیم:

1- روان و کاربر پسند برای کل لایه‌های سازمان

از آنجا که دایره نفوذ نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سطح کل سازمان ‌می‌باشد، بایستی از لحاظ روان و کاربر‌پسند بودن در سطح خوبی باشد. ممکن است افرادی که به عنوان کاربر قرار است از سیستم استفاده کنند به لحاظ علمی و یا انفورماتیکی در سطح مناسبی نباشند. به همین دلیل بایستی انتظار مقاومت در استفاده از نرم‌افزار برای این گروه از کاربران را داشته باشیم. بنابراین بایستی واسط کاربری آنقدر روان باشد که با مشاهده و یا کار کردن با آن احساس بهتری نسبت به حالت سنتی و غیر الکترونیکی داشته باشد.

2- توانایی پوشش حجم بالای اطلاعات و سرعت مناسب

 
با توجه با حجم فایلهای اسکن و پیوست‌های مرتبط با فرایند همچنین تعداد رکورد بالای اطلاعات، در صورت طراحی بد بانک اطلاعاتی و یا استفاده نابجا از منابع سرور ، سرعت و کارایی استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون به مرور با افت محسوسی روبرو خواهد شد. در برخی از موارد شخصا بانک‌های اطلاعاتی چند صد گیگا بایتی برخی از سازمانها و شرکتها را مشاهده و مشکلات نگهداری از نسخه‌ای پشتیبان و یا سرعت پایین خواندن اطلاعات را از نزدیک رویت کرده‌ام. متاسفانه در برخی از موارد راه‌حلهایی غیر کارشناسی همانند خارج کردن اطلاعات قدیمی از بانک اطلاعاتی و آرشیو کردن آن ارائه می‌شود. بدیهی است در این موارد مشتری از دسترسی به اطلاعات گذشته خود محروم خواهد شد. به عنوان مثال بسیاری از شرکتها نظیر شرکتهای پیمانکاری و مهندسی با توجه با زمان چند ساله انجام پروژه‌ها نیاز به اطلاعات سوابق پروژه چه در جهت استفاده در مدیریت ادعا و چه در جهت ثبت تجربیات و دانش فنی را خواهند داشت.

 3- آینده‌نگری برای رشد سازمان و رویکرد فرایندی

 
در برخی از موارد هدف شرکت خریدار صرفاً مکانیزه کردن مکاتبات اداری بوده و حذف کاغذ در مکاتبات اداری مورد نظرش می‌باشد. به طور حتم هر شرکت نظام و فرایندهای بومی و خاص خود را داراست که نمی‌توان با گردش کار اتوماسیون اداری در قالب نامه و پیوست نمودن فایل این فرایند را پیاده‌سازی کرد. به عنوان مثال فرایند ساده مرخصی ممکن است با ایجاد یک فایل word و ارجاع آن باعث حذف کاغذ و یا فرم مرخصی باشد. ولی با توجه به متن محور بودن این کار امکان گزارش‌گیری از مرخصی‌ها و محاسبه ساعت و ... وجود نخواهد داشت. بنابراین توصیه می‌شود حتما برای خرید اتوماسیون، ابزارهای مولد فرایند و گزارش‌ساز در سیستم وجود داشته باشد تا خودتان بتوانید این قبیل فرایندها را تولید کرده و از طریق ابزارهای گزارش‌ساز ، خروجی مناسب را تولید کنید.

4- آموزش و استقرار مناسب

با توجه به اینکه قرار است این سیستم در سطح کل سازمان نفوذ پیدا کرده و همه لایه‌های سازمانی از آن استفاده نمایند، بایستی سناریوی کاملا رویداد گرا برای آموزش و استقرار آن در نظر گرفت. معمولا شرکت فروشنده، یک برنامه کلاسیک آموزش و استقرار را تدوین کرده و طی آن مرحله به مرحله پیشرفت برنامه حصول پیدا خواهد کرد. ایرادی که در این روشها وجود دارد این است که ممکن است به هر دلیلی شرکت خریدار و یا کاربران، تجربه ناموفق روی سیستم های اتوماسیون داشته باشند. همچنین ممکن است برخی از فرایندها نفوذ بیشتری نسبت به سایر فرایندها داشته باشند که بهتر این موارد در ابتدا کار پیاده‌سازی شوند. مثل فرایندهای مرخصی، ماموریت، درخواست خرید و ... که علاوه بر نفوذ و استفاده روزمره در سازمان بدلیل سادگی راحتتر قابل اجرا می‌باشند. بنابراین در آموزش و استقرار بایستی شناخت لازم از مشتری و کاربران استفاده کننده، تجربه موفق یا ناموفق روی اتوماسیون، شناسایی فرایندهای با نفوذ ساده و به طور کلی یک فرایند آموزش و استقرار رویداد گرا در نظر گرفته شود.

5- مدیریت و راهبری ساده سیستم
 

به طور عموم تعداد کاربران استفاده ‌کننده از نرم‌افزار اتوماسیون نسبت به نرم‌افزارهای نظیر مالی و حسابداری بیشتر است. معمولا نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کل سازمان قابل استفاده است ولی نرم‌افزار مالی فقط در قسمت مالی قابل دسترس است که بدیهی است این تعداد قابل قیاس با هم نیست. راهبری این سیستم با این تعداد کاربر بالا بسیار متفاوت با سیستمهای دیگر است. اگر امکانات نرم‌افزاری که برای سهولت راهبری سیستم بایستی وجود داشته باشد، پیش‌بینی نشده باشد با تغییر فرایندها و حتی تغییر سمت یک کاربر و یا اضافه نمودن یک کاربر جدید، راهبر سیستم مراحل زیادی برای تخصیص دسترسی، بروز کردن فرایندهای مرتبط و ... را بایستی انجام دهد. این پروسه می‌تواند یک پروسه طولانی و با خطا بوده و راهبری سیستم را دچار مشکل می‌کند.

 6- هزینه خرید و خدمات پشتیبانی

خوشبختانه شرکتهای نرم‌افزاری زیادی در زمینه تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری فعالیت می‌کنند. مشتری می‌تواند طی مناقصه شرکتهای مناسب را دعوت کرده و فرایند خرید را انجام دهد. نکته مهمی که در این خصوص وجود دارد بررسی قیمت و خدمات پشتیبانی است که بایستی حتما مد نظر قرار گیرد. در برخی از موارد مشاهده شده علی‌رغم قیمت مناسب خود نرم‌افزار، هزینه خدمات پشتیبانی بسیار بالا بوده و با توجه به آلوده شدن مشتری به نرم‌افزار و بعضا برخی از سیاستهای غیرحرفه‌ای شرکت تولید کننده، مشتری ملزم به انعقاد قرارداد پشتیبانی می‌باشد. پیشنهاد می‌گردد در قرارداد فروش نرخ خدمات پشتیبانی و میزان افزایش سالانه آن، ضمانت در خصوص رفع ایراد نرم‌افزار بدون نیاز قرارداد پشتیبانی و سایر تمهیدات لازم دیده شود.

مقالات مرتبط