تفاوت اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS

به دلیل تشابهات زیادی که بین دو نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS وجود دارد شبهات زیادی در خصوص این دو نرم افزار به وجود آمده است که البته تفاوت های بین این دو نرم افزار برای خیلی کارشناسان انفورماتیک واضح و مبرهم است. در این مقاله به بررسی تفاوت های موجود بین نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS پرداخته می شود.

•     اهداف اجرای سیستم ها

مقصود از پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها و ارگان ها، ساماندهی و نظام بخشیدن به فرآیندهای مرتبط با سازمان الکترونیکی دبیرخانه می باشد. واحدهایی که نیاز به مکاتبات داخلی با هم دارند و یا در فرآیند تولید نامه صادره و یا ثبت نامه وارده و پیگیری آن درگیر هستند از آن استفاده می کنند. در صورتیکه هدف از اجرای نرم افزار BPMS، ساماندهی، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی می باشد که ممکن است برخی بسیار عمومی و برخی بسیار تخصصی باشند.

•    روش استقرار و اجرا 

 معمولا استقرار و اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری طی یک برنامه از پیش تعیین شده با توجه به حدود و ثغور یک سازمان قابل ارائه خواهد بود. در صورتیکه استقرار یک BPMS با در نظر گرفتن حیطه نفوذ آن در سطح کل فرآیندهای سازمانی متفاوت بوده و با توجه به پیچیدگی فرآیند قابل ارائه خواهد بود.

•    کمیته راهبری و مدیریت سیستم متفاوت

کمیته راهبری اتوماسیون اداری معمولا شامل همکاران دبیرخانه و مسئولین دفاتر بوده در صورتیکه کمیته راهبری BPMS شامل زیر کمیته های تخصصی با اعضای مالکین فرآیند و کمیته اصلی راهبری با هدف حفظ یکپارچگی زیر فرآیندها می باشد.
•    آنالیز محتوایی فرآیند:
 امکان آنالیز محتوایی فرآیند در BPMS قابل انجام است در صورتیکه  با توجه به متن محور بودن اتوماسیون اداری، محدود آنالیز در سطح متن بسیار محدود خواهد بود.

معمولا نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری به عنوان یک استاندارد پکیج در بازار نرم افزار وجود دارد در صورتیکه BPMS به عنوان نرم افزار توسعه دهنده فرآیند سازمانی با انعطاف پذیری بالا شناخته شده است. حتی در برخی از موارد دیده شده است خود فرآیندهای مرتبط با اتوماسیون اداری در قالب نرم افزار BPMS پیاده سازی شده است.
در برخی موارد فروشنده با ارائه الگوهای متنی که معمولا در نرم‌افزارهای office ساخته می‌شود اعلام می‌نماید که امکان تعریف فرم نیز در نرم‌افزار وجود دارد. این تفاوت فاحش در آنجاست که سیستمهای مبتنی بر متن عملا تولید داده و یا meta data را ندارند و همه چیز را به صورت متنی می‌بینند و امکان پردازش روی این متون بدلیل عدم وجود فیلد وجود نخواهد داشت.

ریسکهای اجرای BPMS در مقایسه با سیستم اتوماسیون اداری
 

برای اجرای درست نرم افزار BPMS در مقایسه با اتوماسیون اداری بایستی عواملی را در نظر گرفت که ریسک اجرای آنرا کم کند. این عوامل به طور شامل موارد ذیل می‌باشد:
1. در صورتیکه مدیریت شرکت اعتقادی به استفاده از سیستمها در حوزه فن‌آوری اطلاعات نداشته باشد، سراغ این نرم افزارها نروید. بالاترین ریسک اجرای سیستم این مورد است. عدم اعتقاد مدیریت اصلی شرکت، به لایه‌های پایین‌تر شرکت نیز منتقل می‌شود و عملا استفاده از سیستم متوقف خواهد شد. به بیان دیگر هم راستایی کافی مدیریت فرآیند کسب و کار با مدیریت و استراتژی سازمان بایستی وجود داشته باشد.

2. زیرساختهای فناوری اطلاعات همانند فضای سخت‌افزاری و شبکه بایستی متناسب با تعداد استفاده‌کنند‌گان از نرم افزار نباشد. در صورتیکه سرعت رشد اطلاعاتی نرم افزار بالا رفت بایستی سخت‌افزار و شبکه را با این موارد متناسب کرد.

3. درگیر نکردن مالکان اصلی فرآیندها در توسعه سیستم
 ذکر این نکته لازم است در صورتیکه مالکین اصلی فرآیندها با نرم افزار درگیر نشوند، کارایی سیستم مورد نظرشان بهبود نمی‌یابد. سناریوی رویداد گرای استقرار سیستم که از برنامه‌ریزی توسط مالکین فرآیند صورت می‌گیرد بسیار مهم و تاثیر گذار است.

4. خود نرم افزار دارای ضعف باشد
 برای خرید نرم افزار حتما دنبال شرکتی باشید که خودش تولید کننده این سیستمها باشد و وابستگی به شرکتهای خارجی (یا خریدار سورس) نداشته باشد. بهر حال با توجه به نفوذ نرم افزار BPMS در کل سازمان و وابستگی سازمان به آن، از بابت نحوه ذخیره سازی و پشتیبانی بایستی خیال مشتری راحت باشد.

5. زیر ساخت اطلاعاتی وجود نداشته باشد
 متاسفانه برخی از مدیران فکر می کنند با BPMS می‌توانند فرآیندها را از صفر با این سیستم تولید کنند. در صورتیکه بایستی فرآیندها موجود بوده و با BPMS اجرا کنند. اینکه ممکن است فرآیندی بهینه نباشد و یا مهندسی مجدد روی آن انجام شود توسط BPMS ممکن است ولی خلق فرآیند بایستی در ابتدای کار، روی کاغذ انجام شود و بعد از اجرای دستی آن، با BPMS پیاده‌سازی شود. پس حداقل بایستی مدل رفتاری فرآیند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری آماده شده باشد. بعد سراغ BPMS رفت. معمولا شرکتهایی که دارای واحد سیستمها و روشها یا تضمین کیفیت هستند و یا گواهی‌نامه‌های ایزو (البته ایزو واقعی!) داشته باشند این زیرساختهای اطلاعاتی را دارا هستند. به بیان دیگر استاندارد سازی مناسب فرآیندهای سازمان بایستی قبلا صورت پذیرفته باشد. 
6. انتخاب پروژه اولیه برای اجرا در نرم افزار BPMS بسیار مهم است
 شناسایی فرآیند کسب و کاری روشن یکی از مهمترین عوامل در موفقیت پروژه می‌باشد. به بیان دیگر فرآیندی که به عنوان نامزد برای اجرا انتخاب می‌باشد در حین سادگی و وضوح، نفوذ خوبی در سازمان داشته و میزان مشارکت مالکین آن باید در حد مناسب باشد.

لزوم استفاده از BPMS پس گذشت مدتی از پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

گردش اطلاعات در هرسازمان به ‌منظور تاًمین نیازهای اطلاعاتی بخش‌های مختلف آن همواره امری ضروری بوده که این امر مستلزم تولید و تبادل سرفصل‌های اطلاعاتی سازمان در ساختاری تعریف‌شده و استاندارد است. انواع قالب های تبادل اطلاعات در سازمان ها شامل: نامه، گزارش، فرم، پرونده، نشریه، استاندارد، گواهی، فاکتور، مصوبه و صورت‌جلسه می‌باشند. بعبارت دیگر هر سرفصل اطلاعاتی باید در یکی از قالب‌های استاندارد باشد تا مانع از تولید اطلاعات بطور سلیقه‌ای، ناقص و با کیفیت پایین گردد.
از بین موارد ذکر شده اصولاً وقتی باید از نامه استفاده کرد که با یک موضوع، فرمت و  محتوای جدید مواجه می شویم که نمونه های مشابه آن پیشتر چند بار تکرار نشده است. درصورتیکه یک موضوع یا محتوا برای چندین بار در سازمان شکل میگرید یا وارد آن میشود و مسیری که باید طی شود، مشخص است یا در طول زمان و به دلیل تکرار مشخص شده است، واحدی مثل سیستمها و روش ها بایستی وارد عمل شده و اقدام به طراحی فرم برای این منظور نماید.

اصولاً نامه بیشتر وقتی کاربرد دارد که یک محتوای جدید از خارج وارد سازمان شده و بایستی در واحدهای مختلف مسیر از پیش تعریف نشده ای را طی نماید. درحالیکه معمولاً وقتی شروع یک درخواست تکرار شونده بوده یا از درون سازمان باشد خیلی صحیح نیست که برای اینکار از نامه استفاده نموده و بایستی از فرم برای ایجاد و به گردش درآوردن این محتوا استفاده نمود. زیرا فرم نسبت به نامه از ویژگیهایی از قبیل استاندارد بودن و قابلیت تحلیل، گزارشگیری و بسیاری مزایای دیگر برخوردار است.
حال وقتی که در سازمان ها بیشتر گردش اطلاعات از جنس نامه باشد، این سازمان از لحاظ اطلاعاتی سازمان استانداردی محسوب نشده و باید در اسرع وقت نسبت به این استاندارد سازی اقدام نماید؛ حتی برای این منظور در پروژه هایی که از قبیل معماری سازمانی تحلیلی استخراج می شود که به درصد نامه ها به کل سرفصل های اطلاعاتی (نامه، فرم، چک لیست، فرمت، گزارش و…) میپردازد و درصورتیکه این ضریب عدد بزرگی باشد نمایانگر مشکل اطلاعاتی در سازمان است.
از سوی دیگر اصولاً موجودیت اصلی مورد کاربرد در اتوماسیون های اداری، نامه است. نامه ها با توجه به ماهیت و استاندارد نبودنشان، از قابلیتهای محدودتری از حیث کنترل، پردازش و استانداردسازی نسبت به مقولهای مثل فرمها و چک لیست ها و سایر موارد برخوردار هستند؛ البته مجدد تاکید میکنم که وجود و گردش نامه ها در سازمان ها امری اجتناب ناپذیر است و نباید توقع داشت هیچ نامه ای در سازمان وارد یا ایجاد نشده و به گردش در نیاید. در حالیکه موجودیت و فرمت اصلی گردش اطلاعات در BPMS فرم ها هستند.
 
همچنین نامه هایی که در اتوماسیون اداری به جریان می افتند اصولاً مسیر از پیش تعریف شده و استانداردی نداشته و بعضاً مشاهده میشود که به دلیل خطای کاربر، به اشتباه به شخص دیگری ارجاع شده و تا مشخص شدن این اشتباه زمان زیادی از دست ر فته است درحالیکه فرمها در دل فرآیندهای سازمان مستقر شده و اصولاً فرآیندها و فرم های سازمانی با هم گره خورده اند و مسیری که هر فرم باید در سازمان طی شود تا حدود زیادی مشخص و از این حیث قابل قیاس با نامه نیستند که البته در شرکت های توانمند تولید برم افزار سیستم اتوماسیون اداری این ایراد وارد نیست.
پس سازمان ها بایستی حتی بلافاصله بعد از اینکه اتوماسیون اداری را راه اندازی کردند (با راه اندازی اتوماسیون اداری تمرین خوبی برای ایجاد و ارتقاء فرهنگ فناوری اطلاعات و حرکت به سمت سازمانهای بدون کاغذ را فراهم می شود) به سمت نرم افزار BPMS گام بردارند.
گرچه استفاده از نرم افزار BPMS به عنوان جایگزین سیستم اتوماسیون اداری مرسوم نیست اما شرکت های زیادی در کشور خودمان موفق به اینکار شده اند.
همچنین وقتی شرکتهای متوسط وکوچک فرایندهای اتوماسیون اداری شان را در سیستم BPMS پیاده میکنند این فرصت برایشان فراهم میشود  که سایر فرایندهای شرکت خود را در این ابزار مکانیزه کرده و از مزایای فوق العاده آن بهره مند شوند.

مقالات مرتبط